Aceptar o rechazar facturas electrónicas: qué revisa el receptor
La respuesta breve
El receptor debe separar la validación de Hacienda de su confirmación de la compra. El plazo general es de hasta ocho días hábiles desde el primer día del mes siguiente a la operación. Existe aceptación presunta en los supuestos ordinarios previstos; las compras amparadas a un beneficio fiscal requieren confirmación o rechazo expreso.
Hay dos respuestas diferentes sobre una misma factura
La aceptación de Hacienda indica el resultado de su validación del archivo. El mensaje del receptor expresa su confirmación, aceptación parcial o rechazo de la operación documentada. Un archivo técnicamente aceptado puede contener una compra que usted no realizó o una cantidad que no recibió.
Antes de decidir, consiga el XML de la factura, la respuesta de Hacienda y el soporte de la compra. Compare identificación, proveedor, descripción, cantidades, precio, moneda, impuestos y relación con su actividad. No confirme en bloque por coincidir únicamente el nombre del proveedor.
El procedimiento tributario corresponde a los sujetos obligados que prevé la norma, incluidos emisores receptores y receptores no emisores. No se exige al consumidor final; el emisor receptor no confirmante tiene su condición específica de exención de confirmación. La sola recepción de un correo no convierte a toda persona en obligada a enviar el mensaje.
Calcule el plazo desde el mes que corresponde
El artículo 10 de la resolución fija un máximo de ocho días hábiles contados desde el primer día del mes siguiente a la transacción u operación. No son ocho días naturales ni ocho días desde que alguien abrió el correo.
Como ejemplo hipotético, para compras realizadas en octubre se revisa el cómputo de los primeros ocho días hábiles de noviembre. Una factura del principio y otra del final de octubre no reciben por ello dos vencimientos calculados desde su recepción individual. Compruebe feriados y el calendario aplicable antes de fijar una fecha concreta.
Organice revisiones durante el mes, además del control de vencimiento. Si descubre una compra desconocida después de dejar pasar el plazo, deberá resolver las consecuencias y la corrección con evidencia; esperar al último día reduce el tiempo para hacerlo.
Cuándo opera la aceptación presunta
El reglamento contempla la presunción de aceptación total por transcurso del plazo para compras vinculadas al giro comercial y no cubiertas por un beneficio fiscal, bajo sus condiciones. Por eso, no es correcto afirmar que toda factura sin mensaje queda automáticamente inservible para gastos o créditos.
La presunción tampoco transforma en deducible una compra personal, inexistente o ajena a la actividad. Hacienda conserva sus facultades de control. Debe revisar el derecho al gasto o crédito fiscal conforme a los requisitos sustantivos de cada impuesto.
En adquisiciones amparadas a un beneficio fiscal, el artículo 20 exige siempre confirmar o rechazar. No aplique a estas compras el automatismo de las ordinarias. Identifique el beneficio y su documento desde la recepción para que el sistema y la persona responsable las separen a tiempo.
Si acepta parcialmente o rechaza, complete el recorrido
Cuando exista una diferencia real, determine qué líneas e importes afecta y documente el motivo. El rechazo tributario del receptor no se formaliza simplemente enviando un correo al vendedor, aunque ese correo sirva para aclarar comercialmente el caso.
- Prepare el mensaje electrónico que corresponda y envíelo a Hacienda para validación.
- Compruebe su respuesta; si el mensaje fue rechazado, corrija y envíe uno nuevo según la resolución.
- Comunique al emisor el rechazo o aceptación parcial validado y el alcance de la diferencia.
- Siga los documentos de ajuste y sustitución que correspondan conforme al artículo 20 y la resolución.
- Concilie el resultado con compras, cuentas por pagar e impuestos, conservando la relación entre archivos.
En un ejemplo hipotético, una factura incluye diez unidades, pero dos no fueron entregadas y se acuerda corregir la operación. Registre cuáles faltan y su importe; no rechace arbitrariamente toda la compra ni reduzca el pago sin documentar el acuerdo y los ajustes. El mensaje parcial no sustituye la nota que corresponda emitir al proveedor.
Qué no se resuelve con el mensaje del receptor
La confirmación no equivale al pago de la deuda y no reemplaza el respaldo de entrega o el contrato. Esta guía trata el procedimiento tributario; otros efectos comerciales de la aceptación y del cobro requieren su análisis propio.
Si Hacienda rechazó la factura original, empiece por el procedimiento del emisor. Cuando Hacienda sí la aceptó y usted objeta su contenido, mantenga el seguimiento del mensaje del receptor y los ajustes. Esa distinción evita utilizar una nota de crédito por un rechazo técnico que no la requiere para efectos tributarios.
El respaldo de esta guía