Factura electrónica de exportación: datos y controles para emitirla

Primero identifique la operación que realmente realizó

Un cliente con domicilio extranjero, un pago en dólares o una transferencia internacional no prueban por sí solos una exportación. Describa qué se entrega, a quién, dónde se utiliza y qué documentos lo respaldan. La selección del comprobante debe seguir a esa identificación.

Tampoco basta que su cliente costarricense sea exportador: venderle localmente un servicio o suministro no convierte automáticamente su venta en una exportación propia. Si el cliente presenta un beneficio fiscal, revise sus requisitos y autorización por la vía correspondiente.

Para un servicio, documente el alcance y dónde se aprovecha. La guía de IVA en exportación de servicios desarrolla esa revisión con los hechos y la norma; este procedimiento se concentra en preparar el comprobante una vez identificada la operación.

Prepare una ficha antes de entrar al facturador

Conserve el contrato, pedido, evidencia de entrega y los documentos aduaneros cuando sean pertinentes. La factura electrónica no sustituye por sí sola todos los trámites que una exportación de mercancías pueda requerir.

Revise los datos del receptor extranjero en la versión 4.4

La estructura permite el tipo de identificación 05 para extranjero no domiciliado en la factura electrónica de exportación, FEE. El número puede contener letras y números, con el límite técnico previsto de veinte caracteres. Use el dato real que corresponda al cliente; no invente una cédula costarricense para superar una validación.

Los anexos distinguen los campos de ubicación local de las señas extranjeras. Pida al proveedor que compruebe el caso con su información y las condiciones de cada campo, sin forzar una provincia o cantón de Costa Rica para una dirección exterior.

El antiguo campo separado de identificación extranjera cambió en 4.4. Si su programa conserva nombres de pantallas anteriores, verifique qué envía efectivamente en el XML. Una etiqueta familiar no demuestra que el dato esté en el nodo vigente.

Distinga mercancías de servicios al completar el detalle

La partida arancelaria tiene una condición específica: se exige en la FEE para venta de mercancías con CABYS de bienes, cuyo primer dígito sea 0, 1, 2, 3 o 4. La estructura establece doce dígitos y contempla también las notas de crédito o débito que modifiquen esa FEE.

No coloque una partida de mercancías inventada en un servicio para llenar un espacio. Revise el CABYS y la configuración de obligatoriedad; un error en la clasificación puede hacer que el sistema solicite datos que no corresponden a lo vendido.

Como ejemplo hipotético, una empresa vende una revisión técnica remota de un proceso y otra exporta veinte unidades de un producto físico. Ambas necesitan describir cantidades, precios y alcance, pero el segundo caso añade la revisión de partida arancelaria y documentos de mercancía. Copiar una ficha entre ambos negocios puede trasladar una clasificación equivocada.

Compruebe moneda, envío y entrega

Los anexos exigen moneda y tipo de cambio. Para colones, el valor del tipo de cambio es 1; para dólares estadounidenses, se utiliza el tipo de cambio de venta de referencia del BCCR según la especificación. No sustituya automáticamente esa referencia por el precio al que un banco convirtió su cobro.

Revise el total en la moneda facturada antes de firmar. Después compruebe la respuesta de Hacienda y entregue los documentos al cliente por el medio acordado. Si este pide una traducción o formato comercial complementario, relaciónelo claramente con la misma operación para no generar dos facturas fiscales por una sola venta.

Corrija conservando la relación con el original

Una FEE aceptada permanece inalterable. Una diferencia de precio, devolución o corrección requiere analizar la nota de crédito o débito y las referencias pertinentes. El rechazo de Hacienda utiliza el procedimiento de sustitución del comprobante rechazado.

Concilie factura, notas y cobro en la misma moneda y documente las diferencias cambiarias que deban revisarse contablemente. Puede preparar estos casos para consultar sobre implementación de facturación electrónica, sin asumir que un envío aceptado resuelve por sí solo el tratamiento del impuesto.