Régimen simplificado o tradicional: compruebe su elegibilidad

Primero compruebe que su actividad está admitida

El régimen de tributación simplificada, o RTS, regula el impuesto sobre la renta y el IVA para determinadas actividades. Puede admitir personas físicas o jurídicas; la forma de organización no sustituye los requisitos de ingreso.

El artículo 1 enumera 22 actividades. La siguiente lista orienta la búsqueda, pero debe contrastarse con las definiciones y exclusiones del artículo 2:

Las definiciones importan. La venta minorista de teléfonos celulares está excluida; la reforma diferencia esa venta de la de accesorios. Las artesanías y obras de arte admitidas tienen una definición y un límite de precio propios. Los productores agrícolas mencionados deben cumplir las condiciones de venta por ferias del agricultor.

No existe una categoría general que admita a cualquier profesional independiente. Tampoco procede ingresar cuando simultáneamente se desarrollan actividades fuera de la lista. Describa toda su operación antes de escoger un código.

Compruebe todos los límites aplicables

Los requisitos deben cumplirse en conjunto:

• Compras: para las actividades de los incisos a) al s), el límite anual es de 186 salarios base, de enero a diciembre. El artículo 3 define qué mercancías, ingredientes, materiales y suministros se incluyen, con el IVA pagado.
• Pesca: en pequeña y mediana escala existe un límite propio de ocho salarios base de compras anuales del combustible correspondiente.
• Taxi: no puede superar un vehículo dedicado a la actividad.
• Personas: la regla general permite hasta seis personas necesarias para operar, cualquiera que sea la relación contractual o familiar y exista o no remuneración. No cuenta el titular persona física; para personas jurídicas se excluye únicamente un representante legal.
• Excepción de microempresas: las registradas y activas ante MEIC o MAG en los supuestos del artículo 3 deben observar el límite especial de cinco empleados.
• Establecimientos: no debe mantenerse más de un establecimiento abierto al público, aun combinando actividades admitidas.
• Activos fijos: los utilizados en la actividad no deben superar 350 salarios base y deben detallarse en un registro auxiliar.

El salario base de estos límites es la referencia legal aplicable, no el salario mínimo de una persona trabajadora. Para convertir los límites a colones, compruebe el valor oficial correspondiente al período que evalúa.

Para las actividades a) a s), revise además el destino de las ventas: consumidores finales u obligados tributarios inscritos en el mismo RTS, conforme a la norma. Si su modelo de negocio cambia de clientela, esa condición merece una revisión.

No confunda el límite de compras con la base del impuesto

Aunque ambos cálculos utilizan información de compras, responden a preguntas distintas: uno determina si puede pertenecer al régimen y el otro cuánto debe liquidar. El artículo 4 vigente diferencia estas bases:

Por ejemplo, una panadería no debe liquidar copiando una plantilla de comercio minorista que incluya únicamente compras de mercancía. Debe revisar los componentes de su base y el factor de su actividad. Una comparación que omite salarios o costos comprendidos en la norma puede hacer parecer conveniente un régimen con un cálculo incompleto.

Compare obligaciones y funcionamiento del negocio

El RTS exige declaración trimestral y control de compras con comprobantes. El artículo 13 dispone conservar durante cinco años los respaldos utilizados para calcular los impuestos. La simplificación tributaria no elimina la necesidad de conocer sus ventas, utilidad, inventario y efectivo.

La regla de comprobantes también tiene excepciones: deben emitirse cuando el cliente los solicite, y las microempresas registradas y activas en el SIEC comprendidas en el artículo 7 deben entregarlos en toda venta o prestación. La emisión electrónica voluntaria tiene su tratamiento propio. No utilice «simplificado» como sinónimo de ausencia absoluta de facturas.

En general, el RTS no permite deducir los créditos fiscales del IVA del régimen general ni los créditos familiares de renta para personas físicas. El régimen general requiere analizar ingresos, costos, gastos y créditos conforme a cada impuesto. Compare ambos con operaciones completas y documentadas, no con una sola tasa.

Haga una revisión antes de crecer

Ejemplo hipotético: un negocio inicialmente elegible decide abrir otro local y agregar una actividad fuera de la lista. Aunque sus compras sigan siendo bajas, debe revisar su permanencia: cumplir un límite no compensa incumplir otro requisito.

Prepare una ficha con actividades, compras acumuladas, personal, activos, establecimientos y ventas previstas. Si deja de cumplir las condiciones, revise el traslado al régimen general. Puede acompañar esa revisión con su contabilidad para identificar la causa y la fecha del cambio.