Sociedades inactivas: obligaciones que debe revisar

Compruebe la condición real de la sociedad

Una sociedad que conserva una propiedad, un vehículo o una cuenta bancaria puede tener patrimonio y movimientos aunque no facture. Revise si efectivamente no realiza actividad lucrativa y cómo figura en el Registro Único Tributario.

La resolución MH-DGT-RES-0013-2025 regula su inscripción y actualización. También establece que una persona jurídica registrada únicamente como inactiva no puede emitir comprobantes electrónicos. Si empieza a prestar servicios o explotar un bien, debe revisar primero su registro y las obligaciones de la actividad.

No confunda inactividad, fase preoperativa, disolución y liquidación. Tampoco suponga que toda entidad sin ventas tiene idéntico tratamiento: la resolución contiene exclusiones y casos particulares, como el de determinadas rentas de capital sujetas a retención definitiva.

El artículo 5 trata las entidades registradas únicamente con el código 0000.1 Preoperativa como personas jurídicas inactivas para esos efectos. A su vez, el artículo 4 exige actualizar los datos de una entidad nueva dentro de los diez días hábiles siguientes a la inscripción de su escritura. El registro automático no sustituye comprobar domicilio, contacto y representación ni autoriza a facturar.

Qué informa la declaración 272

La codificación vigente de TRIBU-CR identifica como 272 la Informativa de Personas Jurídicas Inactivas, antes asociada al formulario D-195. La regla anual exige su presentación a más tardar el 30 de abril, sobre el período ordinario anterior.

El propósito es informar bienes y obligaciones de la persona jurídica conforme al formulario y su guía. No es una declaración de utilidades que deba llenarse automáticamente con ceros.

Antes de presentarla, prepare un inventario respaldado de activos y pasivos: propiedades, vehículos, cuentas, otras inversiones y deudas, según correspondan. Revise la información requerida sobre su financiamiento y las variaciones del patrimonio.

Cómo preparar y presentar la informativa

El artículo 6 permite su presentación por el representante legal o terceros autorizados. Esa autorización tributaria no debe trasladarse automáticamente al RTBF, que tiene reglas de representación propias.

1. Compruebe en el RUT la condición y los datos de la entidad y el acceso de quien actuará por ella.
2. Identifique el período anual correcto y reúna la información al cierre del 31 de diciembre anterior.
3. Ubique en OVi la Informativa de Personas Jurídicas Inactivas, 272, y contraste cada apartado con la guía de llenado de la resolución.
4. Complete los bienes y obligaciones y sus respaldos; compruebe valores y origen de recursos sin mezclar costo, valor fiscal y valor de mercado.
5. Revise, presente y guarde el acuse y la información enviada. Si hay un error, revise la rectificación correspondiente.

La norma exige la declaración de todas las personas jurídicas inactivas comprendidas. Que una entidad no tenga bienes ni deudas tampoco crea por sí solo una dispensa: compruebe su condición y responda el formulario conforme a su situación real, sin inventar patrimonio ni asumir que no presenta.

Un ejemplo para reconstruir el patrimonio

Caso hipotético: una sociedad posee un terreno registrado en sus papeles por ₡40.000.000 y tiene una deuda con un socio por ₡15.000.000. No es correcto informar “sin movimiento, todo cero” si esos bienes y obligaciones existen.

Recupere el documento de adquisición, sus registros, la evidencia del préstamo y los pagos realizados. Compruebe qué valor y detalle solicita cada casilla de la guía; el precio de mercado, el costo y el valor fiscal no son conceptos intercambiables.

Si el socio paga gastos por cuenta de la sociedad, documente si son un aporte, un préstamo u otra operación. La ausencia de una cuenta bancaria propia no elimina la necesidad de explicar cómo se financiaron los bienes y los pagos.

Otras obligaciones que deben revisarse

La inactividad no exonera automáticamente del impuesto a las personas jurídicas. Compruebe si la sociedad está comprendida en la Ley 9428 y si existe una exención aplicable; son cuestiones distintas de la presentación de la 272.

Revise además, según el caso, el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, los tributos vinculados a bienes, los libros y la representación legal. Cada obligación tiene su propia norma, responsable y calendario. La presentación de una de ellas no acredita las demás.

Para una SA o SRL comprendida en el RTBF, la inactividad no elimina la presentación ordinaria anual en abril. Incluso sin cambios, debe revisar y confirmar la declaración en Central Directo; enviar la 272 en OVi no cumple ese envío. Los responsables y plazos de declaraciones extraordinarias también se revisan por separado.

El Timbre de Educación y Cultura tampoco debe olvidarse: Hacienda habilitó en 2026 el formulario 184 para el período 2025 de inactivas, RTS y rentas de capital, con vencimiento del 31 de marzo. Conserve aparte los comprobantes de ese timbre y del impuesto a las personas jurídicas. Un solo pago o un saldo a favor de otro impuesto no acredita todos los conceptos.

Si hay años pendientes, revise los acuses anteriores. La transición a TRIBU-CR no obliga a duplicar una declaración válidamente presentada, pero tampoco borra las omisiones.

Qué sucede si la sociedad está disuelta

La resolución contempla la presentación de la informativa de las personas jurídicas inactivas disueltas por medio del liquidador acreditado en el Registro Nacional. La palabra “disuelta” en una consulta registral no demuestra que todos los deberes de cierre estén terminados.

Prepare la identificación del representante o liquidador, el estado registral y los períodos pendientes. Con esa información puede determinarse qué debe presentarse, corregirse o actualizarse antes de dar por cerrado el caso.