Conciliación bancaria: un ejemplo para encontrar diferencias

Reúna dos registros comparables

Necesita el estado de cuenta emitido por el banco y el mayor o auxiliar contable de esa misma cuenta, con igual fecha de corte y moneda. También requiere la conciliación anterior para comprobar qué pasó con sus partidas pendientes.

Descargue el período completo. Una captura del saldo actual o un archivo que omita días no permite comprobar todos los movimientos. Si hay cuentas en colones y dólares, concilie cada una en su moneda; después revise el tratamiento contable de la conversión.

El saldo del banco por sí solo no explica la disponibilidad real. Puede haber pagos ya emitidos que aún no aparecen y movimientos contabilizados de forma incorrecta.

Compare movimientos, no solo totales

Identifique cada coincidencia por referencia, fecha, monto y contraparte. Un depósito por el mismo monto de una factura puede corresponder a otra operación. También un pago puede liquidar varias facturas, y una plataforma puede depositar ventas después de descontar comisiones.

Clasifique las diferencias en tres grupos:

1. Operaciones registradas en contabilidad que aún están en tránsito en el banco.
2. Movimientos bancarios reales que todavía no están registrados.
3. Errores o movimientos sin explicación suficiente.

Para cada partida, anote el respaldo y la acción necesaria. Las partidas en tránsito no deben permanecer indefinidamente como una explicación automática.

Ejemplo completo a una misma fecha

Caso hipotético en colones al cierre de un mes:

El depósito se había registrado y fue acreditado por el banco después del corte. El pago de ₡90.000 estaba registrado y se cargó después. Se confirma el movimiento posterior de ambos; no se registran por segunda vez.

La contabilidad, antes de la revisión, muestra ₡2.710.000:

Las tres omisiones requieren su registro con el respaldo correspondiente. En el pago al proveedor debe verificarse si liquida una cuenta por pagar; registrarlo de nuevo como gasto podría duplicar ese gasto.

Qué asientos se derivan del ejemplo

Las partidas en tránsito verificadas no se contabilizan otra vez. Para las tres omisiones del ejemplo, los siguientes registros simplificados suponen que los importes ya están comprobados y que no hay IVA u otras partidas que separar:

El movimiento neto del banco contable es −₡40.000: −₡20.000 − ₡35.000 + ₡15.000. Por eso pasa de ₡2.710.000 a ₡2.670.000. El pago al proveedor también debe aplicarse en su auxiliar; editar solo el mayor podría dejar la factura pendiente.

No copie esos asientos si los importes incluyen impuestos, si el ingreso ya se reconoció por otra vía o si el pago corresponde a una compra distinta. El estado bancario acredita un movimiento, pero la contrapartida requiere investigar su origen.

Qué hacer cuando aún no coincide

Busque duplicados, cifras transpuestas, movimientos importados parcialmente, comisiones neteadas y transferencias entre cuentas registradas de un solo lado. Revise también las partidas arrastradas del mes anterior.

Si el banco muestra un cargo desconocido, investigue con la entidad y con quienes autorizan pagos. No lo clasifique de inmediato como gasto deducible, pérdida o fraude: primero determine el hecho y su respaldo.

Una diferencia pequeña también puede revelar un proceso defectuoso. Defina cómo investigarla según su naturaleza y relevancia; documente las decisiones. Un asiento a una cuenta genérica para “cuadrar bancos” oculta el problema.

Deje evidencia para el mes siguiente

La conciliación terminada debe incluir fecha, moneda, saldos de origen, detalle de partidas pendientes, ajustes realizados y responsables de preparación y revisión. Adjunte los archivos de respaldo y mantenga trazabilidad con los registros.

Asigne una fecha de seguimiento a cada pendiente. Si el depósito no llega al banco o el pago no se presenta, revise su causa. Puede tratarse de una fecha mal registrada, una operación cancelada o un error que exige una corrección diferente.

La importación automática acelera la comparación, pero no acredita por sí sola la naturaleza de cada movimiento. Puede revisar sus necesidades de contabilidad con el número de cuentas, volumen de transacciones y períodos pendientes.