Facturación electrónica en contingencia: qué hacer según la falla
La respuesta breve
El procedimiento depende de la falla: sin internet se genera y firma el XML y se envía hasta dos días hábiles después; si falla el enlace de Hacienda se almacena y envía al restablecerse. Si no puede utilizar el sistema por caso fortuito o fuerza mayor, procede el comprobante provisional regulado y su sustitución posterior.
Identifique qué dejó de funcionar
Anote la hora, el mensaje y si puede entrar al programa, generar el comprobante y firmarlo. Una venta sin respuesta final de Hacienda puede seguir existiendo como XML firmado; no la convierta automáticamente en una segunda factura.
El artículo 21 diferencia problemas de internet de la indisponibilidad del enlace de Hacienda. El artículo 23 regula la imposibilidad de utilizar el sistema de emisión por circunstancias fuera del control del emisor. Los tres casos no comparten una única receta de papel y envío posterior.
| Falla comprobada | Actuación prevista | Momento del envío |
|---|---|---|
| Falta de acceso a internet, con capacidad de generar y firmar | Generar el XML con seguridad en el acto e indicar situación sin internet | A más tardar dos días hábiles después de generarlo |
| Enlace de Hacienda fuera de servicio | Almacenar los XML generados | Una vez restablecido el enlace |
| Sistema de emisión inutilizable por caso fortuito o fuerza mayor | Utilizar el comprobante provisional que cumple el artículo 23 | Emitir y enviar el electrónico hasta dos días hábiles después de superada la contingencia |
Los dos primeros supuestos no autorizan utilizar el comprobante provisional preimpreso del artículo 23. Un aviso genérico de error tampoco demuestra cuál se produjo: confirme el alcance con el proveedor y conserve evidencia.
Si puede generar el XML, preserve ese documento
Para la situación sin internet, el comprobante y el mecanismo de seguridad deben generarse en el acto de la compraventa o prestación. El plazo posterior corresponde al envío; no es una autorización para registrar todas las ventas de memoria varios días después.
Compruebe que su herramienta dispone de esa capacidad y conserva los archivos pendientes. Un programa al que no puede acceder porque depende completamente de la nube puede requerir otro análisis; no afirme que trabaja sin internet si no genera el documento.
Si el problema es el enlace de Hacienda, mantenga la cola de XML y reanude el envío al recuperarse la comunicación. Antes de pulsar emitir otra vez, consulte los estados para separar los documentos recibidos de los que nunca llegaron.
Cuándo utilizar un comprobante provisional
Cuando el sistema no pueda utilizarse por el supuesto del artículo 23, el provisional debe ser preimpreso por una imprenta autorizada o emitido por un sistema computarizado que cumpla la normativa correspondiente. Una libreta improvisada no acredita por sí sola ese cumplimiento.
Debe contener la información requerida para el comprobante electrónico. La leyenda comprobante provisional debe aparecer arriba con caracteres de al menos tres milímetros de alto; abajo debe advertir que no puede utilizarse para fines tributarios ni para respaldar créditos o gastos.
Mantenga numeración y copia, y reúna los datos necesarios para la emisión posterior. Explique al cliente que recibirá el comprobante electrónico que sustituye al provisional. El papel no se convierte en respaldo fiscal definitivo por haberlo firmado o pagado.
Al recuperar el servicio, cierre todas las operaciones pendientes
Registre cuándo se superó la contingencia y determine el vencimiento aplicable. Los dos días hábiles posteriores no equivalen a cuarenta y ocho horas corridas; considere fines de semana y feriados al organizar el trabajo.
Para cada provisional, emita el comprobante electrónico con la referencia que lo vincula, envíelo, revise su respuesta y entréguelo al cliente. Conserve evidencia de la falla y de la recuperación. En la estructura técnica, la situación contingencia se distingue de sin internet, y la referencia debe identificar el documento que se sustituye.
Como ejemplo hipotético, un negocio utilizó doce provisionales durante una falla admisible. Al recuperar el sistema prepara una lista de los doce y marca XML emitido, respuesta y entrega para cada uno. Si once fueron aceptados y uno rechazado, todavía hay una operación pendiente de corregir; generar doce archivos no completa por sí solo la recuperación.
Deje el procedimiento preparado antes del próximo incidente
Asigne quién identifica la falla, quién conserva soportes, quién controla plazos y quién concilia los documentos. Revise existencias de provisionales autorizados cuando corresponda y practique la recuperación en el ambiente apropiado.
La conciliación debe vincular venta, cobro, provisional y XML sin sumar dos veces el ingreso. Si hay un rechazo final, aplique el flujo de corrección del comprobante. El plan queda útil cuando el equipo puede ejecutarlo con las capacidades reales del facturador.
El respaldo de esta guía