Tico Factura de Hacienda: configuración y primera emisión

Prepare los datos antes de entrar al facturador

Tenga a mano la identificación del emisor, su actividad económica, los datos del cliente y el detalle de la operación. Para un cliente empresarial, confirme la razón social y la identificación con quien solicita la factura; un correo reenviado o un nombre comercial pueden resultar insuficientes.

Revise también precio, moneda, condición de venta y tratamiento del impuesto. Si debe aplicar una exoneración, obtenga el respaldo correspondiente antes de llenar el documento. Es más sencillo corregir una ficha de trabajo que una emisión ya enviada.

El recorrido siguiente se basa en las guías oficiales de producción y emisión. Los nombres de opciones pueden cambiar con actualizaciones de la interfaz; siga el propósito de cada paso y compare con la documentación vigente si su pantalla difiere.

Ingrese a la cuenta correcta y genere las credenciales

Acceda al portal oficial de OVi y seleccione al obligado tributario que realizará la venta. Después ingrese al módulo Tico Factura. La guía de credenciales señala que debe existir una actividad económica lucrativa inscrita en el RUT para generar las credenciales de emisión.

Cuando el sistema le permita crear el usuario de comprobantes, indique si utilizará Tico Factura o un programa distinto. Esa selección describe la herramienta con la que emitirá; no sustituye la inscripción tributaria.

Para la opción de Tico Factura, la guía indica que los datos se almacenan en el sistema, se envían al correo registrado en el RUT y pueden consultarse en Mi perfil. Compruebe que ese correo sea suyo y esté accesible.

Si necesita generar la llave criptográfica, recomendamos preparar y confirmar un PIN de 14 caracteres con mayúscula, minúscula, número y carácter especial, conforme al estándar de la política posterior de Hacienda. El aviso también permite generar nuevas llaves con cuatro dígitos durante seis meses desde su comunicación y exige el estándar de 14 una vez terminado ese período. Como el PDF no indica su fecha de emisión, no permite acreditar que esa excepción transitoria ya venció; compruebe las opciones actuales del portal y la compatibilidad de su programa.

Las llaves vigentes con PIN de cuatro dígitos, incluidas las generadas durante la transición, pueden seguir utilizándose hasta su vencimiento o revocación. La guía de 2025 muestra esa longitud anterior, pero por sí sola no resuelve qué requisito se aplica a una generación nueva.

Cuando se utiliza Tico Factura, la llave se almacena en el sistema; también se permite descargarla para respaldo. Guarde el archivo y el PIN de forma segura y separada de materiales que comparta con terceros. La guía de llave criptográfica desarrolla la generación, la descarga y el diagnóstico de configuración.

Revise sucursal, caja y catálogo

Antes de la primera emisión, debe contar con al menos una sucursal y una caja configuradas. Son parte de la numeración de los comprobantes. Si ya facturaba en otro programa, documente cómo continuará la operación antes de emitir desde ambos.

Prepare los productos y servicios que utiliza con frecuencia. Cada descripción debe ayudar al cliente a identificar lo que recibe; el código CABYS se revisa por la naturaleza del bien o servicio, no por el nombre de su negocio. La guía de CABYS explica cómo comparar clasificaciones.

Puede almacenar clientes habituales para reducir la digitación. Revise los datos precargados cada vez que cambie el destinatario o la actividad a la que se relaciona la compra.

Complete el comprobante en un orden que permita revisarlo

La guía de emisión permite comenzar desde Nuevo comprobante y elegir documento, sucursal y caja. También describe accesos para nueva factura y nuevo tiquete. Seleccione el documento que corresponda a la operación, sin elegirlo únicamente por ser el primero del menú.

Trabaje en tres bloques:

1. Encabezado: actividad del emisor, receptor, condición de venta, moneda y demás datos aplicables. Si utiliza moneda extranjera, compruebe el tipo de cambio y su respaldo.
2. Detalle: descripción, código CABYS, unidad, cantidad, precio y tratamiento tributario por línea. Revise descuentos por separado para identificar su origen.
3. Totales y referencias: contraste la suma con el acuerdo comercial y agregue referencias cuando el tipo de comprobante las requiera.

Como ejemplo hipotético, dos unidades a ₡25.000 generan ₡50.000 antes de impuestos y descuentos. Si el total del formulario difiere, identifique la línea o el tratamiento que causa la diferencia antes de firmar. No ajuste una cantidad arbitrariamente para obtener el total esperado.

Diferencie guardar, enviar y obtener la respuesta

Un documento guardado como borrador todavía necesita completar el flujo de emisión. Antes de firmarlo y enviarlo, revise los datos con una segunda lectura: identificación del cliente, moneda, cantidad, impuesto y total.

Después del envío, compruebe la respuesta de Hacienda y que el cliente reciba los documentos correspondientes. Mantenga juntos el comprobante electrónico, su respuesta y la representación gráfica. Para aprender sin registrar operaciones inexistentes, consulte la guía separada del entorno de pruebas.

Si no aparece una opción o no consigue emitir, registre en qué paso ocurre: acceso, generación de credenciales, selección de caja, firma, envío o validación. Esa distinción permite pedir asistencia con información concreta, sin exponer contraseñas ni llaves.

Cómo revisar dólares, SINPE Móvil y pagos combinados

La moneda de la factura y el medio de pago responden a preguntas diferentes. Puede facturar una operación local en dólares o cobrar por transferencia una factura en colones. Cobrar desde el extranjero tampoco determina por sí solo que exista una exportación.

Los anexos 4.4 establecen tipo de cambio 1 para CRC y el de venta de referencia publicado por el BCCR para USD. Revise el valor y la fecha que utiliza el sistema; no introduzca automáticamente el tipo al que su banco compró los dólares de un depósito.

La nota 6 distingue transferencia o depósito bancario, código 04; SINPE Móvil, 06; y plataforma digital, 07. Seleccione el medio que efectivamente corresponde, sin confundir el número de teléfono del destinatario con sus datos tributarios.

Si combina medios, el monto de cada uno debe quedar distribuido y sumar el total del comprobante. Como ejemplo hipotético, una factura de ₡113.000 pagada con ₡40.000 en efectivo y ₡73.000 por SINPE Móvil debe conservar esa separación. No vuelva a facturar ₡73.000 por recibir la transferencia.

Un cobro posterior se aplica a la cuenta por cobrar; no es automáticamente otra venta ni exige REP en todos los casos. Revise los supuestos específicos del recibo electrónico de pago antes de seleccionar esa opción. También conviene comprobar el respaldo de XML y respuestas antes de depender de la consulta histórica del programa.

El acompañamiento de implementación de facturación electrónica puede organizarse alrededor de este flujo y de las operaciones que efectivamente realiza su negocio.