Cuánto cuesta contratar un empleado en Costa Rica: presupuesto 2026

Defina el puesto antes de escoger un porcentaje

El primer dato es la remuneración que corresponde a las labores y la jornada. Compruebe la categoría de la lista oficial del MTSS para 2026 y distinga salario base de comisiones, horas extra y otros conceptos salariales. Un salario de ejemplo no determina el mínimo legal de su puesto.

La pregunta presupuestaria tiene dos partes: cuánto desembolsará cada mes y qué obligaciones se acumulan para pagarse después. Mantenerlas separadas permite reservar efectivo sin confundir una provisión contable con un cobro mensual adicional.

Qué aportes corresponden al patrono en 2026

El siguiente desglose ilustra el régimen ordinario de una empresa privada a la que corresponde el aporte general de INA. Se asume un mes completo, salario superior a la base mínima y ausencia de tratamientos especiales. Los porcentajes se aplican a la base que legalmente corresponda a cada rubro.

El aporte patronal de 3% al ROP se presenta aquí agrupado según la ley. La calculadora de la CCSS lo muestra distribuido entre 2% de pensiones complementarias y una línea denominada INS de 1% dentro de la LPT. Esa línea no es una cotización de su póliza de riesgos del trabajo. No la sustituya por una tasa de riesgo ni asuma que contratar la póliza ya está resuelto.

El IVM indicado corresponde al escalón del 1 de enero de 2026 al 31 de diciembre de 2028. El siguiente escalón está previsto para 2029; no debe adelantarse al presupuesto de 2026.

El total puede variar. Por ejemplo, la ley del INA dispone el 1,50% general para patronos privados con al menos cinco trabajadores permanentes y reglas distintas para el sector agropecuario y otras situaciones. También deben revisarse regímenes especiales, exenciones y bases mínimas antes de reutilizar el total.

Comparación hipotética para una empresa privada no agrícola: si el único rubro que no corresponde es el INA general de 1,50% por no alcanzar el umbral legal de trabajadores permanentes, el porcentaje patronal de ese supuesto pasa de 26,83% a 25,33%. Con salario de ₡800.000, la diferencia sería ₡12.000 al mes: ₡214.640 frente a ₡202.640. El número de personas, su condición permanente y los demás aportes deben comprobarse; esta resta no prueba que cualquier microempresa esté exenta de otros rubros.

No use las bases mínimas contributivas de la CCSS como si fueran la tabla de salarios mínimos del MTSS. La primera modifica el cálculo de cuotas en determinadas situaciones; la segunda depende del puesto y las condiciones del trabajo. Un salario de medio tiempo también exige revisar remuneración y cotización por separado, en vez de prorratear automáticamente todos los componentes.

La cuota obrera se retiene del salario bruto

Si usted acuerda un salario bruto, el aporte del trabajador forma parte de ese bruto y se entrega a las instituciones mediante la retención correspondiente. No se añade nuevamente como gasto de la empresa. El impuesto al salario, cuando procede, también se retiene y se liquida por separado.

Si negocia una cantidad neta, debe determinar el bruto que permite llegar a ella considerando las deducciones aplicables. Agregar un porcentaje fijo al neto puede producir un resultado incorrecto, especialmente cuando interviene renta.

Añada la póliza de riesgos con su cotización real

La prima de Riesgos del Trabajo depende de la actividad, los salarios asegurados y las condiciones que correspondan a la póliza, incluida su experiencia cuando sea aplicable. El INS ofrece distintas modalidades y contempla primas provisionales y su liquidación. Solicite una cotización para la actividad y personal reales; no presente un 1% genérico como tarifa del negocio.

Registre su periodicidad de pago y revise la cobertura antes de iniciar labores. Para comparar meses, puede distribuir el importe presupuestado de una prima anual entre doce, pero la salida de efectivo seguirá el calendario del contrato de seguro. Actualice el presupuesto si cambia la planilla o la póliza se ajusta.

Aguinaldo: una obligación que puede presupuestarse

En el sector privado se suman los salarios ordinarios y extraordinarios del 1 de diciembre anterior al 30 de noviembre y se divide entre doce. Su pago corresponde dentro de los primeros veinte días de diciembre. Para un salario estable durante todo el período, reservar cada mes un doceavo del salario es una aproximación útil al importe anual.

Si hay aumentos, comisiones u horas extra, actualice el cálculo con lo devengado. El 8,33% redondeado es una ayuda presupuestaria; el cálculo con un doceavo evita acumular diferencias por redondeo. Haber guardado dinero no acredita que el aguinaldo se haya pagado.

Vacaciones, cesantía y preaviso requieren otro tratamiento

Las vacaciones son descanso remunerado: el mínimo general es de dos semanas por cada cincuenta semanas continuas con el mismo patrono. Si su presupuesto ya contiene doce salarios mensuales, no agregue automáticamente otro porcentaje de vacaciones como si siempre fuera un pago adicional a esos doce salarios. Revise el pasivo por derechos acumulados y si necesitará sustituciones u horas extra para cubrir ausencias; estos últimos sí pueden generar desembolsos adicionales.

La cesantía depende de las condiciones de terminación, la antigüedad y las reglas aplicables. El preaviso puede cumplirse trabajando o generar un pago cuando corresponda. Una reserva interna para esos riesgos puede ser prudente, pero no convierte un porcentaje uniforme de cesantía o preaviso en una factura mensual obligatoria ni demuestra el importe de una liquidación futura.

Distinga esas reservas del FCL obligatorio que ya aparece entre los aportes. Al proyectar una salida de personal, examine los derechos y aportes correspondientes para evitar duplicaciones o compensaciones sin fundamento.

Ejemplo de presupuesto con límites claros

Ejemplo hipotético: salario bruto estable de ₡800.000, régimen ordinario y todos los supuestos de la tabla. No se trata de una cotización salarial ni de la tarifa de un servicio profesional.

A ese subtotal debe incorporar la prima de riesgos cotizada, el tratamiento de vacaciones y sustituciones, eventuales obligaciones por terminación y los costos operativos del puesto: equipo, capacitación, licencias o espacio, según sean necesarios. No hay un total final verificable sin esos datos.

Los ₡86.640 de cuota obrera del ejemplo se descuentan del bruto; sumarlos de nuevo al subtotal duplicaría ese componente. Tampoco corresponde agregar otra vez FCL o ROP después de utilizar el 26,83% que ya los incorpora.

Para decidir si puede contratar, lleve el cálculo a los meses en que efectivamente pagará salarios, cuotas, póliza y aguinaldo. Una contabilidad ordenada permite comprobar después si la contratación se mantuvo dentro de lo presupuestado y explicar las variaciones.