Estados financieros certificados: alcance y documentos que debe preparar

Confirme qué significa «certificados» en el trámite

Solicite el requisito escrito. Puede que le pidan estados preparados y firmados por quien lleva la contabilidad, una certificación CPA de cifras provenientes de registros o estados financieros auditados. La lista de documentos debe precisar el encargo y no dejarlo reducido a «falta una firma».

La Circular 14-2022-R del CCPA delimita la certificación sobre estados financieros, una cuenta o una partida. La confirmación se refiere a la extracción de cifras de los registros pertinentes; no permite interpretar que se emitió una opinión de auditoría ni una conclusión de revisión sobre el conjunto.

Antes de cotizar, identifique entidad, fecha de corte, período de resultados, marco contable, destinatario y documentos concretos solicitados. Un requisito comercial del receptor no elimina la evaluación profesional necesaria para aceptar el encargo.

Ordene la información desde los registros hasta el estado

Esta propuesta de organización ayuda a preparar la consulta. No es una lista suficiente para todo caso ni sustituye las solicitudes que formule el profesional.

Conserve una versión identificable y explique cómo pasa cada cuenta al estado financiero. Si una hoja agrupa varias cuentas, muestre la relación. Si el sistema exporta cifras con redondeos, documente esa diferencia sin cambiar silenciosamente el registro.

La Circular 14 contempla la información que suministra el cliente y su aprobación según la estructura de la entidad. La administración sigue siendo responsable de los estados. La intervención del CPA no autoriza a presentar cifras cuya preparación nadie asume.

Cuando le piden solo una cuenta o un estado

El encargo puede delimitarse a una parte, pero debe decirlo expresamente. Además, una cuenta puede depender de otras: certificar su procedencia no significa que siempre pueda analizarse sin conocer el contexto relacionado.

Ejemplo hipotético: se pide confirmar el saldo contable de cuentas por cobrar al 30 de septiembre. La preparación puede mostrar la cuenta mayor, el auxiliar y la versión del estado donde aparece. Si el auxiliar no coincide, la diferencia debe identificarse y explicarse antes de asumir que existe una cifra única respaldada.

No se deduce de esa confirmación que todo cliente pagará, que el saldo tenga un valor de mercado determinado o que todos los estados estén auditados. Revise el objeto exacto y los procedimientos descritos en el informe.

Ejemplo de conciliación para preparar la consulta

Caso hipotético: el auxiliar de clientes suma ₡4.800.000 y el mayor ₡5.000.000. La diferencia es ₡200.000. Una revisión interna identifica una factura incluida en el mayor que no aparece en el auxiliar exportado.

El equipo debe investigar si el problema está en el reporte, el registro o la operación. Conserve la factura, el asiento y las versiones antes y después de cualquier corrección autorizada. Agregar ₡200.000 a una celda para que el anexo empate no explica la causa ni demuestra que el saldo sea correcto.

Para otras partidas, haga el mismo recorrido entre estado, registro y respaldo. Una suma puede cuadrar mientras contiene operaciones del período equivocado o una clasificación pendiente. Lleve esos asuntos a la consulta.

Costo, preparación y cambios de alcance

El arancel CPA distingue la certificación de estados financieros de la certificación de ingresos. Para el supuesto del artículo 5 VI.a del Decreto 42223-H establece una tarifa mínima por hora y cinco horas profesionales; la propuesta debe considerar el trabajo necesario y las condiciones que correspondan.

No traslade automáticamente a este documento el mínimo de tres horas previsto para ciertos ingresos. La guía de honorarios contables explica cómo comparar alcance, honorarios, IVA y otros cargos, sin presentar una cotización del despacho.

Si los registros están atrasados, separe su reconstrucción o cierre de la emisión del informe. Defina quién prepara los estados, qué información falta y cuándo se tendrá una base disponible para examinar. Cambiar la fecha, la entidad o los estados incluidos puede requerir revisar el encargo.

Antes de presentar el documento

Compruebe que recibió el informe completo, los estados identificados y los anexos citados. Compare nombre, corte, moneda y versión con el requisito. No modifique el archivo firmado para reemplazar una cifra o añadir un estado posterior.

Si el destinatario pide una opinión independiente sobre el conjunto, confirme si necesita auditoría, revisión u otro encargo. Esta guía permite entender la solicitud; la disponibilidad de un informe específico debe acordarse antes de contratarlo.