Factura electrónica de compra: cuándo debe emitirla el comprador

Compruebe por qué el proveedor no emite la factura

Que un proveedor no le haya enviado el XML no demuestra que corresponda una factura de compra. Puede estar obligado a emitir y tener un envío pendiente, una dirección de correo equivocada o una factura rechazada. En esos casos, pida que complete o corrija su propio procedimiento.

Antes de generar una factura electrónica de compra, FEC, verifique identificación, régimen, actividad y naturaleza de lo adquirido. El documento tiene una finalidad concreta; no permite convertir cualquier pago sin respaldo en un gasto deducible.

Qué ocurre con una compra al régimen simplificado

El artículo 7, reformado en 2025, distingue al proveedor que optó por comprobantes electrónicos del que utiliza el respaldo preimpreso. En este último caso, debe entregar la información requerida para que el comprador del régimen general respalde la factura de compra.

Solicite un documento que identifique la factura, fecha y lugar, descripción, lugar de la transacción, nombre e identificación del vendedor y del comprador. Conserve también los demás datos necesarios para emitir la FEC. Una transferencia con el nombre de quien recibió el dinero puede ayudar a conciliar el pago, pero no reemplaza ese documento.

La compra al régimen simplificado no genera crédito fiscal de IVA al adquirente. La deducción como gasto en renta exige cumplir los requisitos formales y materiales correspondientes. No agregue un IVA acreditable que el proveedor no trasladó bajo el régimen general.

Revise los papeles del comprador y del proveedor en el sistema

Aunque el comprador confecciona la FEC, la estructura XML identifica al proveedor en los datos de Emisor y al adquirente en Receptor. No intercambie esas identidades por interpretar que quien pulsa emitir siempre ocupa el primer campo. El programa debe manejar ese flujo con su numeración y mecanismo de seguridad.

En una compra de servicios o intangibles al exterior, el tipo de identificación 05, extranjero no domiciliado, se utiliza en los datos del proveedor. Los anexos lo vinculan con el tipo de documento de referencia 16, comprobante de proveedor no domiciliado. No use esta combinación como sustituto del documento aduanero de una importación de mercancías.

Para el tipo 06, no contribuyente, la especificación limita el uso en la FEC a adquisiciones de bienes usados con la condición de venta 13. Si contrató un servicio a alguien no inscrito, ese hecho por sí solo no habilita esta opción. Antes de repetirla, debe resolver la situación y el respaldo aplicable.

Emita a partir de una ficha de compra

Reúna el comprobante del proveedor, identificación, fecha, descripción precisa, cantidades, moneda, precio y evidencia de entrega y pago. Después:

1. Confirme que el supuesto admite FEC y que no existe ya otra para la misma adquisición.
2. Complete las partes, el detalle y la clasificación CABYS que correspondan.
3. Identifique el documento de respaldo en la información de referencia, obligatoria para la FEC.
4. Revise por separado la base y el tratamiento tributario; no copie el IVA de una venta propia.
5. Firme, envíe y conserve la respuesta de Hacienda junto con el respaldo original.

Como ejemplo hipotético, una empresa compra a un proveedor del simplificado un suministro por ₡75.000, documentado en su comprobante preimpreso. El control debe relacionar ese respaldo, la FEC y el pago de ₡75.000. No registra dos compras ni inventa ₡9.750 de crédito de IVA a partir del 13 %.

Termine la revisión en la contabilidad

La aceptación técnica de la FEC no decide si el desembolso es gasto, inventario o activo ni si resulta deducible. Identifique su uso en la actividad y conserve la evidencia. Para adquisiciones del exterior, revise además la guía de IVA en compras extranjeras.

Si el programa rechaza el documento, conserve el mensaje y revise el supuesto y los campos antes de emitir otra copia. La implementación de facturación electrónica parte de esas operaciones y de las capacidades verificables de su herramienta.