Liquidación laboral en Costa Rica: rubros, cálculo y documentos

Primero documente por qué y cuándo termina la relación

Reúna contrato, fecha real de ingreso, fecha efectiva de salida, documento de terminación y estado del preaviso. Identifique si el contrato es por tiempo indefinido, plazo fijo u obra determinada. Los artículos 28 y 29 no se trasladan sin análisis a cualquier modalidad.

Una calculadora no determina si un despido tiene justa causa ni si una renuncia encubre una situación diferente. Cuando esos hechos se discuten, el MTSS o un profesional en derecho laboral deben examinarlos. Esta guía permite organizar información y reproducir un cálculo general bajo supuestos definidos.

Separe los componentes y sus bases

El artículo 30 utiliza para preaviso y cesantía el promedio salarial de los últimos seis meses o la fracción menor de vigencia del contrato. El aguinaldo usa otra ventana; las vacaciones tienen su propia base. Utilizar un solo promedio para todo puede alterar el resultado.

Para salario mensual, el MTSS explica obtener el diario a partir del mensual dividido entre treinta. En pago semanal no comercial desarrolla una conversión distinta. No cambie todos los divisores a 30,42 ni a otro factor porque aparezca en una herramienta ajena.

Preaviso y cesantía no son intercambiables

En el contrato indefinido, el artículo 28 establece estos plazos de preaviso:

Si el aviso se trabaja, esos salarios no se vuelven a pagar como indemnización completa por omisión del aviso. Si se omite total o parcialmente, determine la obligación que corresponda según los hechos. Tampoco rebaje automáticamente de los derechos pendientes una supuesta deuda de preaviso de quien renuncia: la existencia de un reclamo y la forma de hacerlo valer requieren su tratamiento laboral.

El artículo 29 regula cesantía para terminaciones del contrato indefinido que encajen en sus supuestos. Prevé siete días de salario después de tres meses y hasta seis, y catorce días para más de seis meses y menos de un año. Para antigüedades mayores aplica una tabla variable por año, con tratamiento de fracciones y un límite de los últimos ocho años indemnizables; no equivale a un mes fijo por cada año de toda la relación.

En una renuncia voluntaria ordinaria no se agrega cesantía como si hubiera despido con responsabilidad patronal. Puede haber reglas especiales o beneficios superiores que deban revisarse. Identifique también FCL, fondos o pagos previos y su tratamiento, sin compensarlos arbitrariamente con derechos laborales.

Cesantía desde un año: tabla y método de cálculo

Para el régimen general del artículo 29, identifique los años completos de antigüedad y seleccione el factor de esa fila. El factor se aplica a los años indemnizables; no se suman las filas como una escala progresiva de renta.

Según la interpretación del MTSS recogida en su compendio, una fracción superior a seis meses después de los años completos añade un año indemnizable usando el factor del período correspondiente. Una fracción de seis meses exactos no es superior a seis. No adelante la fila de la tabla porque la fracción agregue una unidad de pago: con tres años y ocho meses, el cálculo usa 20,5 días por cuatro unidades, no 21 días por cuatro.

Una excepción que requiere confirmar el criterio: para más de un año y seis meses y menos de dos años, el compendio del MTSS y el dictamen C-196-2010, que recoge jurisprudencia de la Sala Segunda, no coinciden sobre el factor aplicable: el primero desarrolla 19,5 × 2 = 39 días y el segundo 20 × 2 = 40 días. La calculadora de esta guía excluye ese intervalo cuando procede cesantía. Confirme el criterio con el MTSS o asesoría laboral antes de determinar ese monto; no elija automáticamente el menor resultado.

Fuera de ese intervalo y de las demás condiciones especiales, el procedimiento del compendio es:

1. Determine los años completos y la fracción con las fechas reales de la relación.
2. Tome el factor de la fila de años completos.
3. Añada una unidad si la fracción supera seis meses y limite las unidades a ocho para el mínimo legal general.
4. Multiplique salario diario promedio × factor × unidades indemnizables.

El límite de ocho años no cambia la antigüedad utilizada para escoger el factor. Por ejemplo, once años completos usan la fila de 21 días y ocho unidades: 168 días, no la fila del año ocho ni once unidades. El compendio del MTSS desarrolla expresamente esa distinción.

Este método presupone que procede cesantía, que no existen beneficios superiores, pagos anticipados ni reglas transitorias por antigüedad anterior a la reforma de la Ley de Protección al Trabajador. Si hay esas circunstancias, deben incorporarse antes de determinar el saldo por pagar.

Ejemplo de ocho meses con supuestos expresos

Ejemplo hipotético: contrato indefinido del 1 de enero al 31 de agosto, salario mensual constante de ₡600.000, despido con responsabilidad patronal y salida inmediata sin trabajar preaviso. No hubo variables, incapacidades, anticipos, beneficio superior ni salario pendiente. El saldo de vacaciones confirmado para el ejemplo es de ocho días, bajo el mínimo general de un día por mes antes de cincuenta semanas; no se utiliza el régimen doméstico.

El diario aplicable es ₡600.000 ÷ 30 = ₡20.000.

La misma suma no corresponde a una renuncia común. Bajo los demás datos del ejemplo, aguinaldo y vacaciones sumarían ₡560.000; cualquier otro extremo dependería de los hechos y acuerdos aplicables. No se toma esta comparación como autorización para rebajos.

Este total no es un neto bancario universal. Antes de pagar, clasifique separadamente cada concepto para su tratamiento tributario, de seguridad social y de eventuales órdenes judiciales. No aplique 10,83% a toda la liquidación como si todos los componentes fueran un salario ordinario.

Ejemplo de tres años y ocho meses

Segundo ejemplo hipotético: contrato indefinido del 1 de enero de 2023 al 31 de agosto de 2026; despido con responsabilidad patronal y preaviso omitido por completo. Salario mensual constante de ₡750.000, sin variables ni incapacidades, con todos los salarios ordinarios ya pagados. Se asumen nueve meses de salarios para el aguinaldo pendiente, de diciembre a agosto, y un saldo confirmado de seis días de vacaciones valorables a ₡25.000 diarios. No hubo adelantos de cesantía, fondos por compensar ni condiciones superiores.

El promedio de los últimos seis meses es ₡750.000; el diario es ₡25.000. Los tres años completos ubican el factor en 20,5 días. Como los ocho meses restantes superan seis, se reconocen cuatro unidades: 20,5 × 4 = 82 días y 82 × ₡25.000 = ₡2.050.000 de cesantía.

Si la fracción fuera exactamente seis meses, bajo los demás supuestos y para la cesantía únicamente, serían tres unidades de 20,5 días: ₡1.537.500. Los demás rubros necesitarían recalcularse con las nuevas fechas. No cambie solo el total de la liquidación conservando períodos que ya no corresponden.

Cuándo pagar y qué conservar

El MTSS indica que la obligación se liquida al terminar la relación. No existe una autorización general para esperar treinta días por costumbre; si se plantea otro plazo o un desacuerdo, busque orientación sobre el caso y documente lo que válidamente corresponda. No trate un proyecto de ley ni una práctica de empresa como norma vigente.

Prepare un desglose con base, período, días, operaciones y pagos previos por rubro. Adjunte salarios de respaldo, auxiliar de vacaciones, constancia de preaviso y comprobante de pago. Al contabilizar, aplique los pasivos acumulados que correspondan para evitar registrar por segunda vez el mismo costo.

Para estimar otro caso, utilice las calculadoras oficiales del MTSS, verificando cómo se ingresan meses parciales y remuneraciones. El propio Ministerio señala que la cesantía obtenida es una estimación basada en los datos proporcionados. Los documentos y la correcta clasificación siguen siendo necesarios.