Cerrar una sociedad: qué ordenar en contabilidad y Hacienda

Defina qué significa cerrar en su caso

Una sociedad puede dejar de operar y conservar su existencia. Puede además estar disuelta y todavía en liquidación. Para ordenar el expediente, anote cada estado con su documento y fecha:

El artículo 209 del Código de Comercio dispone que, disuelta la sociedad, entra en liquidación y conserva personalidad jurídica para esos efectos. Por eso, un resultado registral que diga «disuelta» no basta para cerrar bancos, borrar saldos o repartir el dinero restante sin revisión.

Prepare un inventario que se pueda entregar

El artículo 213 exige a los administradores entregar a los liquidadores, mediante inventario, todos los bienes, libros y documentos de la sociedad. Desde la contabilidad, prepare una carpeta que permita explicar cada saldo:

• Dinero en caja, bancos y fondos pendientes de liquidar por plataformas de cobro.
• Facturas por cobrar, anticipos de clientes y depósitos entregados o recibidos.
• Inventario, equipo y demás activos, con costo y documentación disponible.
• Proveedores, préstamos, tributos y otras obligaciones identificadas.
• Cuentas con socios, distinguiendo préstamos, aportes y distribuciones.
• Libros, contratos, declaraciones, acuses, conciliaciones y accesos que deban transferirse de forma segura.

Marque lo confirmado, lo disputado y lo que aún carece de respaldo. No ajuste todo contra una cuenta de socios para obtener un balance en cero. Un saldo pendiente de investigar necesita una explicación y responsable, no su desaparición del archivo.

Haga un cierre de operaciones antes de distribuir dinero

Concilie las últimas facturas y notas de crédito con los cobros, el inventario y los bancos. Identifique devoluciones, contratos inconclusos, garantías o pagos posteriores que todavía afecten al negocio. La venta o entrega de activos y las distribuciones pueden tener consecuencias tributarias distintas; no dé por neutral la transferencia al socio por llamarla «retiro».

Ejemplo hipotético: la sociedad tiene ₡4.000.000 en bancos, ₡1.500.000 de proveedores y ₡800.000 de tributos ya identificados. Restarlos deja ₡1.700.000, pero esa cifra todavía no demuestra un importe distribuible: faltan comprobar gastos del proceso, otras obligaciones, derechos de acreedores y el resultado de liquidación. El saldo bancario es solo uno de los datos.

El artículo 214 atribuye al liquidador funciones como concluir operaciones pendientes, cobrar créditos, satisfacer obligaciones y elaborar el estado final que corresponde someter a los socios. La revisión contable apoya ese trabajo; no sustituye sus facultades ni las decisiones jurídicas.

Revise el cese tributario con la regla correcta

La resolución MH-DGT-RES-0037-2025 regula la desinscripción por cese y dispone atender las obligaciones devengadas aun después de desinscribirse. En una sociedad, además, debe examinarse la excepción de entidades sin actividad lucrativa sujetas a la resolución de personas jurídicas inactivas. No aplique automáticamente el trámite de una persona física a una SA o SRL que sigue existiendo.

Confronte el RUT, el motivo del cambio y las fechas con los hechos. Para el recorrido de OVi y el plazo general de un mes, consulte desinscripción y reactivación ante Hacienda. La clasificación de inactiva tiene tratamiento propio: no significa quedar fuera de todo registro ni perder los períodos pendientes.

El expediente debe mostrar, por cada impuesto o informativa, el último período aplicable, las declaraciones enviadas, las que faltan y los pagos pendientes. Si existió personal, coordine la revisión de obligaciones patronales y laborales; si hubo permisos o patentes, confirme el cese con cada institución competente. Una baja en Hacienda no comunica automáticamente todas esas terminaciones.

Compruebe qué obligaciones continúan durante el proceso

La resolución de inactivas exige la informativa de las entidades disueltas por medio del liquidador acreditado en el Registro Nacional. Revise también la situación del RTBF, impuesto a las personas jurídicas y demás deberes conforme al estado y período de la entidad. No use un calendario único para todas las sociedades en proceso de cierre.

El impago de tres períodos consecutivos del impuesto a las personas jurídicas es causal de disolución, pero la Ley 9428 permite continuar el cobro bajo sus reglas de responsabilidad. Esperar esa consecuencia no liquida ordenadamente la sociedad ni extingue sus deudas.

Deje una entrega con responsables y evidencia

Asigne quién conservará los libros, documentos, declaraciones y comunicaciones; quién dará seguimiento a cobros o requerimientos; y cómo se atenderán gestiones posteriores. Los plazos de conservación dependen de la documentación y de la obligación; el RTBF, por ejemplo, mantiene exigencias de custodia propias.

Un cierre revisable termina con un inventario entregado, conciliaciones explicadas, pendientes identificados y documentos de cada etapa. Para preparar esa información puede utilizar el servicio de contabilidad, coordinando la disolución, representación y liquidación jurídica con el profesional en derecho que corresponda.