Fiscalización tributaria: documentación, motivación y derechos

Conozca qué se revisa y quién dirige el procedimiento

Lea el acto de inicio y registre impuestos, períodos, naturaleza y alcance de la revisión. El artículo 171 reconoce el derecho a recibir esa información y a conocer la identidad de quienes tramitan las actuaciones. Si un requerimiento parece referirse a otro período o actividad, pida la aclaración por el medio correspondiente y conserve la respuesta.

Tener claridad sobre el alcance permite organizar documentos y detectar qué explicación falta. No significa que pueda ignorar un requerimiento porque considera incorrecta una parte. Atienda los plazos y formule su posición de manera documentada.

Prepare una cronología con fecha del acto, fecha de notificación, plazo aplicable, actuación realizada y constancia. Designe quién recibe y revisa las comunicaciones para que un aviso no quede disperso entre correos de administración, gerencia y contabilidad.

Convierta sus registros en evidencia comprensible

Un expediente útil permite pasar del hecho al documento, del documento al asiento y del asiento a la declaración. Organice auxiliares de ventas y compras, comprobantes, contratos, documentos aduaneros, estados bancarios y conciliaciones según los puntos revisados.

Si un documento ya fue aportado, identifique cuándo y con qué acuse. El artículo 171 reconoce, con las condiciones legales, el derecho a no volver a aportar documentos que deberían encontrarse en poder de la administración actuante, salvo razones justificadas. Señalar la referencia concreta es más útil que contestar simplemente que Hacienda ya lo tiene.

Conserve copias de lo entregado y no modifique retrospectivamente el respaldo original. Cuando exista una reconstrucción contable, márquela como tal y explique los registros utilizados y sus limitaciones.

Cómo revisar la motivación de un ajuste

El artículo 187 exige motivos de hecho y de derecho para las actuaciones que establecen deberes u obligaciones. Para evaluar un ajuste, compruebe estas conexiones:

Una discrepancia con su criterio no demuestra por sí sola falta de motivación. Identifique el paso concreto que no se explica o la prueba relevante que considera omitida. La ley prevé consecuencias para la falta de motivación, pero determinar si existe y cómo hacerla valer exige revisar el acto y la vía procedimental; no permite prometer que toda sanción será anulada.

Un ejemplo de discusión respaldada

Suponga, en un caso hipotético, que se rechazan ₡26.000 de crédito de IVA por supuesta falta de relación con la actividad. Una respuesta genérica afirmaría que la compra es necesaria. Una respuesta documentada identificaría la factura, describiría el insumo, mostraría dónde se utilizó y lo vincularía con las operaciones que generan el derecho a crédito.

Si parte del insumo se destinó a uso personal o a operaciones sin derecho, el respaldo debe reconocer esa diferencia. Defender una cifra íntegra cuando la evidencia sostiene solo una parte debilita la explicación de ambas.

Participe en las etapas previstas

El Código reconoce derechos de defensa, audiencia, confidencialidad y presentación de alegaciones y documentos, así como la posibilidad de acompañamiento por un profesional competente. Antes de aceptar una propuesta o regularizar, pida que se expliquen sus efectos sobre tributo, accesorios y posibles infracciones.

Si descubre un error propio, revise la vía de rectificación durante el procedimiento. El artículo 130 limita las rectificaciones después del inicio de ciertos controles; una corrección no siempre se presenta por el mismo mecanismo que antes de la notificación.

La asesoría tributaria permite ordenar la evidencia y revisar los cálculos. Cuando se discuten recursos, nulidades o medidas del procedimiento, coordine la representación que corresponda y verifique el plazo específico. El ejercicio de un derecho debe acompañarse de una actuación oportuna y del respaldo de lo que usted sostiene.