Recibió una notificación de Hacienda: cómo preparar la respuesta

Guarde el documento y verifique su procedencia

Conserve el acto completo, sus anexos y la información del medio y fecha de notificación. Una captura de la primera página puede omitir el requerimiento, la firma, el expediente o las instrucciones para responder. Si recibió una alerta por correo, acceda por los canales oficiales de Hacienda para comprobar la comunicación y descargar sus documentos.

Identifique al contribuyente, el órgano emisor, el número de expediente, el impuesto y los períodos. Verifique también a quién se notificó y qué medio consta señalado. Los artículos 134 y 137 regulan las comunicaciones; la fecha en que usted leyó informalmente un mensaje no debe asumirse, sin análisis, como la fecha jurídica de notificación.

Si duda de la autenticidad, confirme con Hacienda por un canal oficial independiente antes de entregar credenciales o documentación. Esa comprobación debe hacerse con prontitud para no desatender un acto real.

Clasifique qué actuación recibió

Una solicitud de información, un requerimiento de una declaración omitida, el inicio de una fiscalización y una resolución sancionadora exigen respuestas distintas. Lea los verbos del acto: aportar, explicar, comparecer, regularizar, pagar o recurrir no significan lo mismo.

Anote el plazo que corresponde, su punto de partida, si se cuenta en días hábiles o naturales y el canal de presentación. No utilice un plazo genérico tomado de otra notificación. Si requiere una aclaración o una ampliación permitida, gestione la petición oportunamente y compruebe su resolución; no dé por concedida una suspensión por el solo hecho de solicitarla.

Buzón hacendario: depósito, notificación y respuesta

Entre a OVi desde el acceso oficial, seleccione el contribuyente y abra Buzón Hacendario en el menú. Descargue el PDF completo y conserve la constancia del depósito. Una alerta por correo o SMS ayuda a enterarse; debe distinguirla del acto y de su fecha legal de notificación.

Para la notificación por buzón comprendida en el artículo 137, la regla es el quinto día hábil siguiente al depósito. Leer después el mensaje no reinicia ese cómputo. El artículo 96 dispone, salvo regla especial, que el plazo para actuar comienza el día hábil inmediato siguiente a la notificación. Son dos tramos distintos: primero determine cuándo quedó notificado y luego cuente el plazo específico de respuesta.

Ejemplo de organización hipotético: en su control anote por separado fecha y hora de depósito, quinto día hábil verificado, inicio del plazo de respuesta y vencimiento. Descuente los días inhábiles que correspondan al caso; no sume cinco días naturales ni use la fecha en que el contador abrió el correo como sustituto.

La modalidad y sus condiciones importan: no aplique sin revisión esta regla a una entrega personal, un edicto o un correo electrónico utilizado como medio de notificación. Si existe duda sobre el cómputo, atiéndala con prontitud y con el acto completo.

Convierta lo solicitado en una lista verificable

Prepare una matriz de respuesta con una fila por punto:

Use nombres de archivos comprensibles y un índice de anexos. Un volumen grande de documentos sin explicación puede dificultar localizar el respaldo que usted sí tiene.

Explique las diferencias con una conciliación

Imagine que Hacienda consulta depósitos por ₡1.500.000 y su registro de ventas del mes muestra ₡1.000.000. En un ejemplo hipotético, los otros ₡500.000 corresponden a ₡300.000 de un préstamo y ₡200.000 cobrados por una venta de un mes anterior.

La respuesta útil reúne contrato y desembolso del préstamo, factura del mes anterior, aplicación del cobro y conciliación bancaria. La suma explica la diferencia; no demuestra que todas las diferencias bancarias tengan ese mismo origen. Si una partida no tiene respaldo suficiente, identifique lo pendiente y busque evidencia real, sin crear contratos o recibos retrospectivos ficticios.

Antes de rectificar una declaración como parte de la respuesta, revise los efectos del acto recibido. El inicio de ciertos controles restringe las rectificaciones ordinarias o las convierte en peticiones sujetas a aprobación.

Presente y dé seguimiento al expediente

Revise que la respuesta conteste cada punto, identifique al contribuyente y expediente y adjunte los documentos citados. Guarde la versión final, el índice de anexos y el acuse con fecha y referencia. Verifique que los archivos enviados sean legibles y estén completos.

El contribuyente tiene derecho a conocer el alcance de la actuación, presentar alegaciones y pruebas y recibir el tratamiento que establece la ley. Puede preparar la información contable y tributaria con apoyo profesional y revisar con la representación que corresponda cualquier recurso o controversia procedimental. Una contestación ordenada facilita atender el caso, pero no anticipa la decisión de Hacienda.

Dónde contestar y cómo preparar los adjuntos

La FAQ de Hacienda sitúa la respuesta a requerimientos y prevenciones en Trámites pendientes → Contestar. Siga el expediente correspondiente y verifique contribuyente y referencia antes de cargar. Para consultar lo aportado, utilice Solicitudes y expedientes → Documentos adjuntos.

El gestor descrito por Hacienda admite archivos de hasta 15 MB por archivo y no admite ZIP o RAR. Prepare los documentos legibles en los formatos permitidos por el trámite; si necesita dividir un archivo, numere las partes y compruebe que el conjunto está completo. Un PDF con muchas páginas pero ilegible no resuelve el requerimiento.

Si olvidó un adjunto en una solicitud, la FAQ contempla cargarlo después desde el expediente. Compruebe que quedó incorporado y conserve la evidencia. Esa funcionalidad no prorroga el plazo de una prevención ni sustituye una respuesta que aún no se ha enviado.