Cómo preparar su pyme para una auditoría financiera

Aclare por qué necesita la auditoría

El motivo puede ser una exigencia contractual, una solicitud financiera, una decisión de socios o una obligación particular de una entidad regulada. No asuma que toda pyme privada tiene por esa sola condición una obligación legal de auditoría anual: el perfil de Costa Rica de IFAC distingue las entidades reguladas de las empresas privadas en general.

Lleve al profesional el contrato o requerimiento concreto. Confirmen el período, el marco contable, las entidades incluidas, los usuarios previstos y el informe que se espera recibir. Definan también quién prepara los estados financieros y quién puede responder por la administración.

Cierre antes de entregar una versión para auditar

Haga una revisión interna de saldos y documentos pendientes. Conciliar significa explicar diferencias, no registrar un ajuste sin respaldo para que dos cifras coincidan. Si hay partidas sin resolver, identifíquelas y asigne a alguien su investigación.

Trabaje con una versión identificable del balance de comprobación y un registro de los cambios posteriores. De lo contrario, los anexos podrían dejar de coincidir con la contabilidad mientras se desarrolla el trabajo.

Esta tabla es una organización inicial. La lista de solicitudes del auditor puede incluir otras áreas y no debe sustituirse por una selección hecha por la empresa.

Si es la primera auditoría, reúna también los antecedentes

La NIA 510 aborda los saldos de apertura de un encargo inicial. El auditor necesita obtener evidencia sobre su efecto en el período actual. Empezar a auditar este año no permite tratar como comprobados todos los saldos que vienen del cierre anterior.

Identifique estados y balance del ejercicio previo, ajustes de cierre y traslado de saldos, políticas contables y, si existen, informe y auditor anterior. Reúna antecedentes de cuentas que continúan abiertas: cobros y pagos posteriores, préstamos, activos e inventarios. La información concreta dependerá de los procedimientos que determine el auditor.

Si el inventario inicial carece de respaldo suficiente, comuníquelo al comenzar. No cree ahora un conteo como si hubiera ocurrido en aquella fecha ni suponga que el conteo final resuelve automáticamente la evidencia de apertura. El profesional debe valorar procedimientos y consecuencias para el encargo.

Coordine las actividades que dependen de fechas

Si existen inventarios, comente su importancia y el calendario de conteos antes de realizarlos. El auditor debe valorar si necesita asistir u obtener evidencia mediante otros procedimientos apropiados. Entregar únicamente un total después del conteo puede dificultar esa evaluación.

De forma similar, converse a tiempo sobre confirmaciones externas y acceso a documentos. La empresa facilita información y autorizaciones, mientras el auditor conserva el control profesional que corresponda sobre sus procedimientos. No sustituya una confirmación solicitada por una captura elegida por quien administra el saldo.

Use un índice de entregas y pendientes

Un archivo compartido de seguimiento puede contener solicitud, responsable, fecha comprometida, ubicación del documento y estado. Distinga «entregado» de «resuelto»: un documento recibido todavía puede requerir aclaración.

Ejemplo hipotético: el auxiliar de clientes suma ₡8.000.000 y el mayor ₡8.400.000. Marque la diferencia de ₡400.000, identifique su origen y documente el tratamiento aprobado. No modifique una hoja de cálculo para ocultarla ni envíe dos versiones con el mismo nombre.

Si cambia la contabilidad, actualice los anexos afectados y avise qué versión reemplaza a cuál. Conserve la trazabilidad del ajuste y de su autorización.

Prepare a las personas, además de los archivos

Designe un contacto que coordine respuestas y responsables por tesorería, ventas, compras y otras áreas relevantes. Explique que las preguntas buscan entender operaciones y evidencia; una respuesta incompleta debe señalar lo que falta y quién puede aportarlo.

Antes de iniciar, confirme que estén disponibles el balance, los estados financieros preparados por la administración, los auxiliares principales y la relación de asuntos pendientes. Una preparación cuidadosa facilita la revisión, pero no garantiza una opinión favorable ni elimina la posibilidad de nuevas solicitudes. Puede revisar el alcance de una auditoría antes de fijar su calendario.

Comprenda la carta de manifestaciones

El auditor puede solicitar manifestaciones escritas de la administración sobre sus responsabilidades y otros asuntos del trabajo. Antes de firmar, lea las afirmaciones, compruebe quién tiene autoridad y comunique cualquier dato que necesite aclaración.

La NIA 580 señala que esas declaraciones no aportan por sí solas evidencia suficiente y adecuada de los asuntos que tratan. Firmar una carta no reemplaza una factura faltante, una conciliación ni una confirmación. Prepare tanto las explicaciones de la administración como sus documentos, y resuelva contradicciones con el profesional.