Impuesto al salario en una PYME: retención patronal en 2026

La obligación nace del pago salarial, no del tamaño del negocio

El artículo 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta obliga a las empresas a actuar como retenedoras cuando pagan o acreditan rentas afectas, aunque ellas mismas no deban pagar ese impuesto. Una empresa pequeña con pérdidas puede tener que retener renta a un empleado.

La condición PYME del MEIC no constituye una exención del impuesto al salario. Primero identifique la relación de trabajo, el domicilio tributario del beneficiario y el concepto pagado. Esta guía desarrolla salarios ordinarios de personas domiciliadas; un pago a un no domiciliado necesita otro análisis.

Reúna los conceptos antes de calcular

No revise únicamente el salario fijo del contrato. El artículo 32 incluye, entre otros, horas extra, comisiones, premios y bonificaciones laborales. Relacione cada importe con la persona, el concepto y el período correspondiente.

Separe los ingresos no sujetos. Por ejemplo, el aguinaldo está no sujeto hasta la doceava parte de los salarios devengados en el año o la proporción del tiempo trabajado; llamar «aguinaldo» a cualquier bono no acredita ese tratamiento.

Las dietas, determinadas gratificaciones y las remuneraciones en especie tienen reglas propias en los artículos 32 y 33. Clasifíquelas antes de extenderles la escala salarial. Tampoco confunda una factura de servicios independientes con una remuneración por trabajo dependiente.

Los tramos de 2026 se aplican por porciones

Para el salario ordinario gravado de un mes completo, Hacienda publica este cuadro de salario bruto:

La tarifa superior alcanzada no se multiplica por todo el salario. Tampoco se usa la transferencia neta después de la CCSS para ubicar los tramos: el cuadro parte del bruto salarial gravado. Los créditos familiares que procedan se rebajan del impuesto calculado y requieren acreditar sus condiciones ante el patrono.

Ejemplo hipotético de 2026: una persona domiciliada recibe ₡1.620.000 de salario ordinario en efectivo por un mes completo, de un solo patrono, sin retroactivos ni créditos familiares aplicables.

• Primeros ₡918.000: sin impuesto.
• Siguiente porción: (₡1.347.000 − ₡918.000) × 10% = ₡42.900.
• Porción restante: (₡1.620.000 − ₡1.347.000) × 15% = ₡40.950.

La retención es ₡83.850, no el 15% de ₡1.620.000. Este cálculo determina renta; no calcula las cuotas de seguridad social ni el salario neto final.

Créditos familiares: reduzca el impuesto con respaldo

Hacienda publica para 2026 un crédito mensual de ₡1.710 por hijo y ₡2.590 por cónyuge. Se rebajan del impuesto calculado, no del salario utilizado para ubicar los tramos. Tampoco constituyen un pago adicional del patrono por el solo hecho de que el trabajador tenga familia.

El artículo 34 establece condiciones para los hijos: menores de edad, personas que no puedan proveerse su sustento por incapacidad física o mental, o quienes realicen estudios superiores y no sean mayores de veinticinco años. La persona beneficiaria debe acreditar ante el patrono las condiciones que fundamentan el crédito. Si ambos cónyuges son contribuyentes, el crédito correspondiente a cada hijo se aplica a uno de ellos; el crédito por cónyuge también se aplica en su totalidad a uno solo. No duplique el mismo derecho entre planillas. La ley también impide utilizar simultáneamente estos créditos con los del artículo 15.c; revise ese punto si la persona combina rentas salariales con una actividad lucrativa.

Ejemplo hipotético: si en el caso de ₡1.620.000 anterior se acredita válidamente un hijo y el crédito por cónyuge, la retención resulta ₡83.850 − ₡1.710 − ₡2.590 = ₡79.550. La base salarial continúa siendo ₡1.620.000. Conserve la solicitud y documentación y actualice el cálculo cuando cambie la condición; un crédito sin respaldo no se incorpora por defecto.

Revise el período antes de reutilizar la fórmula

El cálculo es mensual. Pagar por quincena no crea dos tramos mensuales no sujetos. Si hay trabajo eventual o discontinuo, el artículo 36 dispone proporcionalidad según los días efectivamente trabajados, incluida la cuota no sujeta.

Los retroactivos requieren identificar los períodos en que se devengaron: el artículo 33 establece su tributación en esos períodos y, cuando sea necesario, la rectificación correspondiente. Tampoco debe duplicarse la cuota no sujeta cuando existen patronos simultáneos; el trabajador debe comunicar esa situación conforme al artículo 38.

Saldo cero, información y pago son controles diferentes

Un salario ordinario gravado de ₡900.000 por un mes completo, bajo los supuestos anteriores, no genera impuesto por esta escala. Registre el cálculo sin inventar una retención. Ese resultado puede cambiar en otro mes por remuneraciones adicionales.

El cero no elimina la planilla ni las cuotas de la CCSS. Estas tienen bases y obligaciones propias, desarrolladas en la guía de obligaciones patronales. Tampoco concluya que desapareció toda información ante Hacienda: el artículo 9 de la resolución MH-DGT-RES-0042-2025 establece la declaración informativa patronal. Revise su obligación aplicable y el período en TRIBU-CR.

Cuando corresponde impuesto, esa resolución distingue la información de la autoliquidación. La regla legal para enterarlo es dentro de los primeros quince días naturales del mes siguiente al pago de las remuneraciones, incluso si se omitió retener. Confirme el vencimiento concreto en el calendario tributario y conserve el comprobante del pago aplicado.

Un cierre que se pueda comprobar

Antes de cerrar cada mes, verifique:

1. Trabajador, domicilio, conceptos gravados y no sujetos, fechas y períodos respaldados.
2. Versión anual de los tramos, cálculo por porciones y créditos acreditados.
3. Salario bruto, renta retenida, CCSS y transferencia bancaria conciliados.
4. Información declarada, autoliquidación y pago que correspondan, con sus comprobantes.

La conciliación de planilla conecta esos documentos con la contabilidad. La retención se descuenta del bruto y queda pendiente de entregar a Hacienda; no se suma nuevamente como costo patronal. Para presupuestar una contratación, utilice la guía de costo de contratar un empleado. Si necesita revisar el tratamiento de sus remuneraciones, puede consultar sobre asesoría tributaria, acordando el alcance para su caso.