Recibo electrónico de pago: qué revisar en sus operaciones

Distinga la venta, el cobro y el documento que lo respalda

En una venta a crédito ocurren al menos dos momentos: se documenta la operación y, después, se recibe el dinero. Que ambos momentos se relacionen con el mismo cliente no significa que deba registrarse un ingreso por ventas dos veces.

El REP permite documentar el pago dentro de los casos previstos para ese comprobante. Su definición reglamentaria remite a los artículos 3, inciso 8, y 27 de la Ley del IVA, además de otras condiciones que se establezcan mediante resolución general. Por eso, no debe configurarse como un recibo universal para cualquier cobro.

Un comprobante bancario demuestra un movimiento de dinero, pero necesita relacionarse con la operación a la que se aplica. Un REP, cuando corresponde, tampoco sustituye el análisis de esa relación.

Los casos deben identificarse desde la factura original

Los anexos técnicos vinculan el REP con estas condiciones específicas:

La condición ordinaria de crédito, código 02, no equivale por sí sola al supuesto del código 10. Tampoco toda venta al Estado es necesariamente el servicio con pago diferido descrito en el primer caso.

Compruebe si puede utilizar el supuesto de crédito hasta noventa días

Para la condición 10 de la factura y la 11 del REP, revise los sujetos previstos en el artículo 27 de la Ley del IVA y la inscripción que desarrolla el artículo 40 bis de su reglamento:

Quedan excluidos quienes convierten la venta del bien o la prestación del servicio en una actividad financiera lucrativa, así como los clasificados por Hacienda como grandes contribuyentes nacionales. El reglamento también excluye actividades que no correspondan a los sujetos previstos. Estas exclusiones se aplican aunque se cumplan otras condiciones del esquema.

Además, la venta de bienes o el servicio a crédito debe estar respaldado por una factura electrónica emitida y entregada. El impuesto se paga a más tardar noventa días naturales después de su emisión; si se recibe el pago antes, corresponde atender el pago del impuesto conforme al mecanismo. El límite de noventa días no permite esperar indefinidamente a que el cliente pague ni elimina la declaración de las ventas gravadas.

Antes de configurar esos códigos, reúna la constancia tributaria, el registro MEIC o MAG cuando corresponda, las condiciones de la venta y la factura. No elija el tratamiento únicamente porque concedió un plazo inferior a noventa días o porque el programa permite seleccionar REP.

Prepare una ficha de cada pago que deba documentar

Reúna la clave de la factura original, fecha, cliente, moneda, condición de venta y saldo pendiente. Añada fecha del pago, monto efectivamente aplicado y respaldo bancario o de caja. Si el depósito cubre varias facturas, detalle la distribución antes de generar documentos.

En un ejemplo hipotético, una factura elegible por ₡240.000 recibe un abono de ₡90.000. Para el control de cuentas por cobrar, el saldo pasa a ₡150.000. Esos ₡90.000 representan una recuperación de la cuenta, no una venta nueva por el mismo servicio. La información tributaria del REP debe corresponder al pago y a la factura que documenta.

El ejemplo ilustra la conciliación del saldo; no calcula el IVA ni determina la elegibilidad de la operación.

Compruebe cómo lo emite su facturador

Solicite al proveedor una demostración en el ambiente apropiado con los casos que realmente utiliza su negocio. Verifique que permita seleccionar la factura, identificar el monto del pago, generar la referencia requerida y consultar la respuesta de Hacienda.

Revise especialmente que el programa no transforme un cobro en otra factura ordinaria ni aplique el pago a un cliente con identificación distinta. Si utiliza moneda extranjera, determine cómo se relacionan los importes con la moneda y el tipo de cambio de la operación.

Conserve el REP y su respuesta junto con la factura y el respaldo del pago. Así podrá explicar tanto el movimiento de efectivo como el saldo que permanece pendiente.

Un cambio de la venta no se resuelve registrando otro cobro

Si hay una devolución, una diferencia de precio o un error en la operación, debe revisar el documento que corresponde al ajuste. Para los casos de las condiciones 08 y 10, la nota 5 de los anexos indica que las modificaciones mediante nota de crédito o débito se realizan sobre la factura original.

No utilice un REP para ocultar una diferencia entre lo facturado y lo acordado. Primero determine si existe un pago, una modificación de la venta o un error en el recibo previamente emitido; cada situación exige revisar su propio flujo.

Prepare los códigos de noviembre sin perder el control actual

Al 14 de octubre de 2026, la implementación obligatoria de los nuevos códigos anunciados para el 1 de noviembre todavía es futura; Hacienda permite utilizarlos antes a quienes ya los implementaron. La actualización incluye una referencia específica para pagos y otra para identificar el REP como documento referido.

Coordine ese cambio con el proveedor y con quien prepara sus declaraciones. La guía de ajustes de noviembre desarrolla la preparación. Para el cierre mensual, concilie facturas, pagos, REP emitidos y saldos, y documente cualquier diferencia antes de trasladarla a la contabilidad.