Empezar a facturar
Este recorrido organiza la puesta en marcha alrededor de una venta que su negocio realmente necesita documentar. Al terminar tendrá una lista de preparación, decisiones de configuración y comprobaciones para seguir el documento hasta su respuesta y registro.
Antes de empezar.
- Para quién es este recorrido
- Personas y negocios en Costa Rica que ya definieron su actividad y necesitan poner en marcha la facturación electrónica.
- Qué podrá dejar preparado
- Dejar preparado un flujo de emisión con datos revisados, una herramienta comprobada y responsables para dar seguimiento a cada documento.
Revise los pasos y reúna los antecedentes que correspondan a su situación. Puede usar las listas para anotar lo que tiene y lo que necesita aclarar.
Paso 1: Prepare una ficha de la venta que necesita documentar
Comience fuera del facturador. Describa quién vende, qué entrega, quién compra y cómo se acordó cobrar. Esa ficha permite decidir el tipo de comprobante y detectar datos pendientes antes de configurar. Si aún debe inscribirse o definir su régimen, resuelva esa etapa con la guía correspondiente; tener un programa disponible no determina sus obligaciones.
Acciones de este paso
- Anote la actividad, los bienes o servicios, el tipo de cliente, la moneda y si cobra al contado o a crédito.
- Reúna la identificación del emisor y del receptor, el acuerdo de precio y cualquier respaldo de tratamiento tributario especial.
- Separe una venta habitual y las variantes que sí utiliza, como descuento, devolución o cobro posterior.
Paso 2: Confirme la herramienta y quién puede configurarla
Compare Tico Factura y otras opciones usando la ficha de su operación: debe poder emitir, conocer la respuesta, entregar documentos y recuperar respaldos. La guía de Hacienda exige actividad lucrativa en el RUT para generar credenciales de producción. Distinga el acceso a OVi de las credenciales de envío y del mecanismo de firma; acuerde su manejo seguro con la persona responsable.
Acciones de este paso
- Compruebe que puede entrar a la cuenta del obligado tributario correcto y acceder al correo registrado.
- Confirme con el proveedor la versión 4.4, las funciones necesarias, la exportación de archivos y las condiciones de soporte.
- Asigne quién configura y quién emite; conserve contraseñas, PIN y llaves por un procedimiento seguro, fuera de consultas iniciales y materiales compartidos.
Paso 3: Revise los datos que el sistema repetirá
Construya una lista corta con los productos, servicios y clientes de la primera etapa. Para cada línea, documente la descripción, unidad, precio, CABYS y fundamento del impuesto. El CABYS clasifica el bien o servicio; no sustituye la revisión tributaria. En Tico Factura debe configurar al menos una sucursal y una caja. Si proviene de otro sistema, compruebe la continuidad de la numeración antes de emitir.
Acciones de este paso
- Contraste los códigos con el catálogo oficial y deje anotados los candidatos descartados cuando la clasificación no sea evidente.
- Compruebe por separado precio, descuentos, tarifa y respaldos de exoneración o exención aplicables.
- Revise sucursal, caja y numeración; si vende a crédito, determine si corresponde crédito ordinario o uno de los supuestos específicos de REP.
Paso 4: Compruebe el flujo antes de darlo por operativo
Use el ambiente de pruebas para aprender y ensayar los casos de su negocio. En producción, documente únicamente operaciones reales. Compare la emisión con su ficha: encabezado, líneas, impuestos, referencias y total. Después siga la respuesta de Hacienda y la entrega al cliente. Un borrador, un PDF o un aviso de envío no prueban la aceptación final. La calculadora ayuda a revisar aritmética con una tarifa conocida; no decide cuál corresponde.
Acciones de este paso
- Pida una demostración de cómo consultar el estado, descargar el XML y localizar la respuesta de Hacienda.
- En la primera venta real, haga una segunda lectura de identificación, moneda, cantidades, impuestos y total antes de enviarla.
- Guarde el documento y su respuesta; compruebe la entrega al cliente y registre cualquier diferencia con el paso en que apareció.
Paso 5: Deje una rutina para los documentos y los cobros
La puesta en marcha termina con una forma de detectar lo que queda pendiente. Acuerde quién revisa los estados y cómo se traslada la información a contabilidad. Coordine también las actualizaciones del programa: los nuevos códigos de referencia anunciados para el 1 de noviembre de 2026 admiten uso anticipado en sistemas preparados. Compruebe qué implementó su proveedor y cómo lo muestra en sus reportes.
Acciones de este paso
- Prepare un registro de documentos con clave, estado, cliente, importe y persona que atenderá las diferencias.
- Compare ventas con cobros y cuentas por cobrar; incluya REP solo cuando el supuesto de la operación lo requiera.
- Defina dónde conservar archivos y respuestas, quién puede recuperarlos y cómo contactar al proveedor ante un incidente.
Decisiones que conviene aclarar.
¿Conviene Tico Factura o un programa distinto?
Elija con una muestra de su trabajo. Compare las funciones necesarias, el tiempo de emisión, el seguimiento de respuestas, los respaldos y el soporte. Si necesita inventario, integraciones o varias personas emitiendo, confirme su funcionamiento y alcance antes de contratar.
¿Una venta a crédito exige siempre un REP?
No. Revise el supuesto legal y la condición de la factura original. Los anexos distinguen el crédito ordinario de los casos específicos de pago de servicios al Estado y pago de ventas con IVA diferido hasta noventa días. La guía de REP detalla los requisitos.
¿Ya facturaba y ahora cambiará de herramienta?
Añada una revisión de continuidad de numeración, documentos pendientes y exportación del historial. Identifique desde qué sistema se emitirá cada operación para evitar duplicidades y conservar acceso a los respaldos anteriores.
Errores a evitar.
Elegir códigos para conseguir un total
No cambie el CABYS o la tarifa para que el documento cuadre con el cobro. Revise la descripción, el precio pactado y el fundamento tributario antes de emitir.
Practicar con ventas inexistentes
Las prácticas deben realizarse en el ambiente apropiado. Una emisión de producción documenta una operación real y puede generar obligaciones y ajustes posteriores.
Cerrar la revisión al aparecer el PDF
Incluya la consulta del resultado final y la conservación de la respuesta. Asigne un responsable para los documentos recibidos, procesando o rechazados.
Preguntas frecuentes.
¿Qué preparo para consultar sobre la implementación?
Describa la actividad, la herramienta actual si existe, quién emitirá y las ventas que necesita manejar. Una muestra sin datos sensibles y una lista de funciones pendientes permiten delimitar el acompañamiento.
¿Debo enviar mis accesos para una consulta inicial?
No. Para explicar su situación basta indicar qué accesos tiene disponibles y en qué paso encuentra la dificultad. Las contraseñas, el PIN y las llaves requieren un procedimiento seguro acordado para el trabajo.
¿La calculadora determina el IVA de mi negocio?
La calculadora añade o separa el impuesto con la tarifa que usted indique. La clasificación, las exenciones, las exoneraciones y el régimen requieren su propia comprobación.
¿Qué hago si la primera factura resulta rechazada?
Conserve el mensaje y consulte el estado exacto. El recorrido para corregir un comprobante separa pendientes, rechazo de Hacienda y ajustes sobre documentos válidos; cada caso cambia la acción que corresponde.
Recursos para continuar.
Herramientas para organizar sus números
- Calculadora de IVA
Separe la base y el impuesto de un monto, o calcule un total con la tarifa que corresponda.
Guías para ampliar la explicación
- Factura electrónica en Costa Rica: qué necesita para empezar
- Tico Factura de Hacienda: configuración y primera emisión
- Código CABYS: cómo buscar y revisar la clasificación
- Recibo electrónico de pago: qué revisar en sus operaciones
- Factura electrónica rechazada: cómo identificar y corregir la causa
- Facturación 4.4: preparación para los ajustes de noviembre de 2026
Servicios relacionados
- Facturación electrónica
Implementación de sistemas de facturación electrónica para su negocio.
Fuentes consultadas.
- Hacienda: credenciales de producción para Tico Factura y otros sistemas (abre en otra pestaña)
- Hacienda: emisión de comprobantes electrónicos en Tico Factura (abre en otra pestaña)
- BCCR y Hacienda: actualización del catálogo CABYS 2025 (abre en otra pestaña)
- Hacienda: Anexos y Estructuras 4.4, bitácora del 22 de abril de 2026 y nota 5 (abre en otra pestaña)
- Hacienda: API de comprobantes, consulta de estados (abre en otra pestaña)
- Hacienda: actualización de referencias y plazo de implementación de noviembre (abre en otra pestaña)