Retenciones de tarjetas: separe renta, IVA y comisiones

Empiece por la liquidación del procesador

Pida el detalle que explica cómo un conjunto de cobros se convirtió en el depósito neto. Debe poder separar ventas procesadas, devoluciones, comisión, IVA de la comisión, retención de utilidades, retención de IVA y otros cargos.

El depósito neto no reemplaza el registro de ventas. Una retención es un pago a cuenta del impuesto correspondiente; una comisión remunera al procesador. Registrarlas juntas como gasto impide reconstruir el crédito y distorsiona el margen del negocio.

Esta guía trata retenciones sufridas por el comercio afiliado. La entidad que retiene tiene sus propios formularios y plazos; aceptar pagos con tarjeta no convierte al comercio en agente de retención de sus propios cobros.

Utilidades: la base del 88% cambia el cálculo

La resolución DGT-R-036-2014, reformada por DGT-R-040-2014, dispone una tarifa de 2% sobre el 88% del monto pagado o acreditado, sin deducción alguna. La equivalencia matemática es 88% × 2% = 1,76% del importe tomado como referencia.

No sustituya esa base por el total después de comisiones ni por una división genérica entre 1,13. Esa última operación separa el IVA de un precio gravado al 13%, pero no es la base del 88% prescrita para esta retención de utilidades.

La norma contiene exclusiones: entre ellas, sujetos no sujetos al impuesto en sus términos, contribuyentes del régimen simplificado y otros sectores o contribuyentes expresamente previstos. Revise también el supuesto de quienes no estén obligados a pagos parciales. No todos los comercios deben soportar la misma retención por el solo hecho de aceptar tarjetas.

IVA: utilice el factor que corresponde al afiliado

El artículo 41 del Reglamento del IVA regula cómo Hacienda calcula y comunica el factor considerando las operaciones del contribuyente. Contempla la mezcla de ventas, la tarifa media, la exclusión del IVA incorporado en la base y su actualización semestral.

El adquirente aplica el factor suministrado al total de ventas con tarjetas y debe detallar la retención en cada liquidación. No aplique nuevamente una división por 1,13 a un factor que ya incorpora el ajuste reglamentario: puede reducir dos veces la base. Compruebe si el reporte expresa un factor operativo o una tarifa previa al ajuste.

El 6% es una referencia máxima legal y también existe un tratamiento cuando Hacienda no tiene información del afiliado; no constituye un factor uniforme para todos. El reglamento excluye, entre otros supuestos, operaciones totalmente no sujetas o exentas y afiliados del régimen simplificado. Debe comprobar el registro y la composición real de operaciones.

Ejemplo para conciliar una liquidación completa

Caso hipotético propio: el importe de referencia de una liquidación es ₡800.000, sin devoluciones. El afiliado está sujeto a retención de utilidades. Para este ejemplo, Hacienda comunicó un factor operativo de IVA del 0,02, aplicado directamente a ese importe; ese factor es un supuesto, no una tarifa recomendada. La comisión contractual es ₡16.000 más ₡2.080 de IVA. No existen otros cargos.

Los ₡48.160 descontados no son un solo gasto: ₡30.080 son retenciones de dos impuestos y ₡18.080 corresponden a la comisión con su IVA. La eventual deducción de la comisión y el crédito de su IVA se revisan bajo sus propios requisitos.

Cómo aplicar el crédito y detectar un reporte incorrecto

La retención de IVA debe conciliarse con el período en que se efectuó y con la liquidación mensual correspondiente. La de utilidades es un pago a cuenta que puede requerir aplicación al impuesto anual o a un pago parcial conforme al procedimiento. Si ya se utilizó contra una cuota, no la vuelva a restar como crédito adicional al cierre.

Lleve un registro por liquidación con afiliado, cédula, fecha, monto de referencia, base del 88%, factor IVA, retenciones, neto y uso posterior del crédito. Compare ese control con la información disponible en OVi. Una coincidencia global no prueba que el crédito quedó en el contribuyente, impuesto o período correcto.

Hacienda distingue los formularios del agente para tarjetas de utilidades —107/240 o 108/242, según el perfil— de los de IVA —154/241— y del detalle de intermediarios 243. El comercio no debe presentar esos formularios solo para reclamar una retención sufrida. Si interviene una pasarela, solicite el detalle que identifica a su negocio en la distribución.

Cuándo pedir una revisión del factor IVA

Si acumula saldos a favor, reúne nuevas actividades o detecta que la mezcla de operaciones no coincide con el factor, prepare el historial de declaraciones y liquidaciones y explique la diferencia. El artículo 41.5 permite solicitar una revisión en casos justificados, con fundamento en el artículo 102 del Código Tributario.

La solicitud no autoriza al afiliado a cambiar por sí mismo el factor. Cuando procede una modificación, Hacienda comunica el nuevo al adquirente y este debe aplicarlo dentro del plazo reglamentario. Conserve solicitud, resolución, comunicación y primera liquidación corregida para comprobar el resultado.

Si la discrepancia está en la identidad registrada, el reglamento exige que el afiliado gestione su actualización ante el adquirente. Para un saldo ya generado, revise por separado su compensación o devolución de IVA: pedir un factor menor no recupera automáticamente lo retenido antes.