Administración de alquileres: registros, renta e IVA

Lleve un control por inmueble y por contrato

Una cuenta bancaria con depósitos recibidos no sustituye el registro de alquileres. Cada contrato debe permitir identificar al propietario, al arrendatario, el inmueble, el destino, la moneda, el importe, la fecha de pago y quién asume los servicios y reparaciones.

Use una tabla mensual que conecte lo pactado, lo documentado y lo cobrado:

No trate automáticamente el depósito de garantía como una mensualidad disponible. Registre su recepción, las condiciones de devolución y cualquier aplicación posterior conforme al contrato y al tratamiento que corresponda.

Revise el régimen de renta antes de calcular

En el régimen ordinario de rentas de capital inmobiliario se admite una reducción del 15% del ingreso bruto, sin prueba de gastos y sin otra deducción. Sobre el 85% restante se aplica la tarifa del 15%.

Por eso el resultado equivale al 12,75% del ingreso bruto en ese régimen. No es una tarifa universal para cualquier negocio relacionado con inmuebles. Existen supuestos de afectación al impuesto sobre las utilidades y reglas específicas para otros contribuyentes, como fondos de inversión.

Tener un préstamo, pagar reparaciones o contratar una administración no permite sumar esas partidas a la deducción única del régimen de capital. Si se está evaluando otra forma de tributar, hay que comprobar sus requisitos y efectos antes de cambiar.

Ejemplo hipotético de capital inmobiliario ordinario: usted recibe ₡600.000 mensuales de alquiler, sin incluir IVA:

• Ingreso bruto: ₡600.000.
• Reducción del 15%: ₡90.000.
• Base imponible: ₡510.000.
• Impuesto del 15% sobre la base: ₡76.500.

Si además paga ₡40.000 de mantenimiento, el impuesto de este ejemplo sigue siendo ₡76.500. El mantenimiento reduce el efectivo que conserva, pero no genera otra deducción en ese cálculo.

Determine el IVA de forma independiente

Que un alquiler produzca renta gravada no significa que siempre deba cobrar IVA.

El alquiler de un inmueble destinado exclusivamente a vivienda puede estar exento cuando la renta mensual sea igual o inferior a 1,5 salarios base. Para 2026, el salario base de referencia es ₡462.200: el límite resulta en ₡693.300 mensuales.

Con el alquiler hipotético de ₡600.000, la exención requiere cumplir el destino y las demás condiciones; no nace únicamente del monto. Si la mensualidad habitacional supera el límite, el IVA se aplica sobre el total de la renta, no solo sobre el exceso.

Por ejemplo, una renta de ₡800.000 antes de IVA, sujeta a la tarifa general del 13%, genera ₡104.000 de IVA y un total de ₡904.000. La comparación con el límite debe revisarse también cuando el contrato utiliza moneda extranjera.

Los locales comerciales y el alojamiento vacacional necesitan su propio análisis. No traslade la exención habitacional a una operación turística solo porque se realiza dentro de una casa.

Rinda cuentas de la administración con un cierre mensual

El informe al propietario debería mostrar saldo inicial, cobros, pagos autorizados, dinero reservado, honorarios documentados y transferencia final. Cuando hay varios dueños, el dinero de cada uno debe poder seguirse sin compensaciones informales.

Para evaluar el resultado, distinga tres importes: ingreso por alquiler, resultado después de gastos y efectivo después de impuestos y deuda. La amortización del préstamo consume caja; no toda salida bancaria es un gasto deducible.

Acuerde por escrito quién emite los comprobantes, autoriza reparaciones, conserva el depósito y entrega la información para las declaraciones. La contratación de un administrador no elimina las obligaciones del contribuyente.

Lista de comprobación del mes

• Conciliar los cobros con el banco y los comprobantes.
• Separar mensualidades, garantías y reintegros.
• Revisar atrasos y dejar evidencia del seguimiento.
• Verificar el destino efectivo y cualquier cambio de contrato.
• Aplicar el régimen de renta que corresponde, sin duplicar deducciones.
• Comprobar la exención o la tarifa de IVA y las obligaciones activas en OVi.
• Archivar comprobantes de gastos y rendir cuentas al propietario.

El servicio de administración de bienes raíces puede ayudarle a ordenar la gestión. La asesoría tributaria permite comprobar cómo declarar los ingresos de su caso.