Cómo autorizar a su contador en OVi

Defina el encargo antes de dar permisos

Prepare una lista de lo que el contador hará: consultar datos, presentar declaraciones, gestionar el RUT, dar seguimiento a solicitudes o realizar pagos, según corresponda. Tener acceso a una función no significa que esa tarea esté incluida en el servicio contratado.

Conviene dejar por escrito quién prepara la información, quién aprueba los datos y quién confirma el pago. Si se delega seguimiento de comunicaciones, establezca además cómo se informará un requerimiento y quién lo responderá.

Qué necesita cada parte

La persona que autoriza y la persona física autorizada deben tener sus cuentas OVi activas. La FAQ oficial aclara que no se exige estar inscrito en el RUT solo para autorizar o ser autorizado.

Si la gestión corresponde a una sociedad, primero debe actuar la persona que tenga la representación y el perfil adecuado de esa entidad. Compruebe el nombre y cédula del contribuyente antes de enviar la autorización.

Cómo organizar el alta del contador

1. Ingrese a OVi con sus propias credenciales y seleccione el perfil del contribuyente correspondiente.
2. Acceda a Mis datos y a la opción para autorizar a un tercero. La guía oficial identifica la gestión como Solicitar alta de tercer autorizado.
3. Verifique la identificación de la persona que recibirá el permiso.
4. Seleccione los trámites necesarios. Revise si autoriza grupos de funciones o permisos específicos.
5. Defina la vigencia y revise el resumen antes de confirmar. Para autorizaciones de solicitudes, la norma exige fecha de finalización; en los demás casos, si no se indica, la autorización se entiende indefinida.
6. Pida al contador que entre con su propia cuenta y acepte la solicitud, total o parcialmente, en el término de diez días hábiles que establece el artículo 4. El envío por sí solo no completa la habilitación. Si la rechaza, el sistema elimina esa autorización.
7. Comprueben que aparece el contribuyente correcto y que el alcance coincide con lo acordado.

No entregue su contraseña ni códigos para acelerar este proceso. La autorización es personal: la persona autorizada no puede transferirla a otra.

Cuando el trámite requiere un poder

La selección de permisos no sustituye los documentos de representación exigidos. OVi indica cuándo un trámite requiere un poder suficiente para actuar; debe aportarlo en los términos de los artículos 3 y 7 de la resolución.

Si Hacienda previene que el poder es incorrecto o no cumple los requisitos, el artículo 7 concede diez días hábiles desde el día hábil siguiente a la notificación de esa prevención para presentar el requerido. No atenderla conduce al archivo de la solicitud. Este plazo es distinto del que tiene el contador para aceptar la autorización.

Consulta, declaración y pago requieren controles diferentes

Un encargo limitado a revisar información puede necesitar permisos distintos de uno que incluye presentar o pagar. Antes del vencimiento, confirmen qué acciones puede ejecutar realmente el contador y cuáles deberá realizar usted.

Por ejemplo, si el contador presenta la declaración y usted realiza el pago, el cierre del trabajo requiere dos respaldos: la constancia de presentación y el recibo de pago correspondiente. Un mensaje que diga “ya se declaró” no confirma que se canceló la deuda.

Cómo cambiar o terminar la autorización

Puede ampliar o ajustar permisos y revisar su vigencia desde la gestión de autorizaciones. La modificación requiere que el tercero la acepte para que sea efectiva, conforme al artículo 5. Comprueben el alcance activo después de esa aceptación; no supongan que los permisos nuevos ya funcionan porque usted envió el cambio.

Cuando finalice la relación de trabajo, revoque los accesos que ya no correspondan y conserve los documentos de las gestiones realizadas.

El tercero también puede renunciar a la autorización desde su cuenta, según las preguntas y respuestas de Hacienda. Por eso, al cambiar de contador confirme quién seguirá atendiendo lo pendiente y quién tiene acceso efectivo.

La autorización permite operar en OVi, pero conviene acompañarla con un alcance claro de asesoría tributaria y una rutina de entrega de comprobantes, avisos y pendientes.