Acceso y permisos en OVi
Antes de que el contador consulte, presente o dé seguimiento a una gestión, ambas partes necesitan saber con qué perfil actuarán y qué tareas están incluidas. Use este recorrido para preparar el acceso, escoger el tutorial que necesita y comprobar la coordinación al iniciar o cambiar de contador.
Antes de empezar.
- Para quién es este recorrido
- Personas contribuyentes y representantes de sociedades que necesitan coordinar gestiones tributarias con un contador o revisar autorizaciones existentes.
- Qué podrá dejar preparado
- Acceso personal bajo su control, perfil correcto identificado, permisos comprobados y un acuerdo de entrega de comprobantes y seguimiento.
Revise los pasos y reúna los antecedentes que correspondan a su situación. Puede usar las listas para anotar lo que tiene y lo que necesita aclarar.
Paso 1: Defina para quién y para qué se necesita acceso
Escriba el nombre y la identificación de cada contribuyente involucrado. Añada la gestión concreta: consulta, declaración, pago o seguimiento de una solicitud. Esa lista permite distinguir un problema de acceso personal, uno de representación y un permiso que aún no se ha otorgado.
Acciones de este paso
- Identifique si actuará por cuenta propia, como representante de una sociedad o como persona autorizada.
- Anote la gestión, el período y cualquier vencimiento próximo que deba coordinar.
- Confirme con el contador qué tareas forman parte del encargo y quién conserva cada respaldo.
Paso 2: Compruebe su cuenta y los medios para recuperarla
Entre desde el portal oficial de Hacienda y compruebe que puede autenticarse con sus propios medios. Si aún no tiene usuario, continúe con la guía de creación. Si ya existe y no puede entrar, use la guía de recuperación según el problema. No entregue su contraseña ni códigos al contador para suplir un acceso pendiente.
Acciones de este paso
- Compruebe que controla el correo y el celular registrados para las validaciones.
- Si no puede entrar, registre el mensaje y la etapa del fallo sin incluir contraseñas ni códigos.
- Complete la creación o recuperación correspondiente antes de probar los permisos de otra persona.
Paso 3: Verifique el perfil desde el que se hará el trabajo
Después de entrar, confronte nombre e identificación del perfil con su lista inicial. Para una sociedad, el acceso parte de la persona física representante y el perfil de la entidad. Si la empresa no aparece, aclare el vínculo antes de realizar gestiones desde una cuenta distinta.
Acciones de este paso
- Seleccione el contribuyente y revise que no está operando en su perfil personal por error.
- Si falta una sociedad, reúna la información de representación y describa el caso al canal oficial correspondiente.
- Revise las obligaciones que se relacionan con la tarea y anote cualquier dato registral que necesite actualización.
Paso 4: Vincule cada permiso con una tarea acordada
Prepare una lista con tarea, persona responsable, permiso necesario y comprobante esperado. Consulte la guía de autorización para configurar el alta o cambio. El tercero debe aceptar para que sea efectiva; después comprueben juntos el contribuyente y las funciones habilitadas, cada uno con su propia cuenta.
Acciones de este paso
- Verifique la identificación del autorizado y seleccione los permisos y vigencia necesarios para el encargo.
- Revise si el trámite exige un poder y prepare el documento cuando corresponda.
- Confirme la aceptación y el alcance activo, también si lo que envió fue una modificación de permisos.
Paso 5: Acuerden el seguimiento desde la primera gestión
Definan cómo recibirá usted la declaración presentada, su acuse y el pago cuando corresponda. Añadan quién revisará comunicaciones y cómo se avisará de un requerimiento. Si cambia de contador, prepare una entrega de documentos y pendientes y compruebe las autorizaciones que deben continuar o terminar.
Acciones de este paso
- Acuerden dónde se conservarán los comprobantes y quién confirmará la aplicación de los pagos.
- Dejen responsable y fecha para cada comunicación o gestión pendiente.
- Al terminar o cambiar el encargo, revise los accesos vigentes, tramite las revocaciones necesarias y conserve los respaldos del trabajo realizado.
Decisiones que conviene aclarar.
¿Nunca tuvo usuario o perdió el acceso a uno existente?
Use creación para una cuenta nueva y recuperación para una existente. Si cambió de identificación o perdió sus medios de contacto, revise la vía oficial de asistencia antes de intentar duplicar la cuenta.
¿Puede entrar, pero no encuentra la sociedad?
Compruebe representación, autorización y selección del perfil. Ese caso requiere revisar el vínculo con la entidad; cambiar la contraseña no acredita por sí mismo la representación faltante.
¿Necesita consultar, presentar, pagar o varias de esas acciones?
Defina cada tarea antes de dar permisos. El acceso disponible y el servicio acordado deben coincidir; deje expresamente quién revisará los datos y quién ejecutará y comprobará el pago.
¿Está comenzando con un contador o sustituyendo al anterior?
En un cambio, añada un inventario de declaraciones, documentos, comunicaciones y gestiones abiertas. Compruebe el acceso del nuevo autorizado y revise qué permisos del anterior deben terminar.
Errores a evitar.
Compartir claves para resolver una urgencia
Las credenciales son personales. El contador debe usar su propio usuario y una autorización efectiva para el contribuyente y las tareas correspondientes.
Suponer que enviar la solicitud habilita el trabajo
Compruebe la aceptación del tercero y el alcance que quedó activo. La modificación también necesita aceptación para producir efecto.
Delegar una tarea sin definir su cierre
Acuerden qué documento demuestra lo realizado, quién lo recibe y qué pasa con una diferencia pendiente. Tener permisos no acredita que se presentó o pagó.
Olvidar permisos al cambiar de contador
Revise autorizados, vigencias y pendientes como parte de la entrega. Conserve sus comprobantes y ajuste los accesos que ya no correspondan.
Preguntas frecuentes.
¿Crear mi usuario significa que ya me inscribí en Hacienda?
La cuenta permite acceder a OVi. La inscripción tributaria y la definición de actividad y obligaciones son gestiones distintas que debe comprobar según su situación.
¿El contador debe entrar con mi usuario?
Debe usar su propia cuenta y la autorización que corresponda. Usted mantiene sus credenciales y sus medios de recuperación bajo su control.
¿Cuándo debe aceptar el tercero la autorización?
El artículo 4 de la resolución MH-DGT-RES-0014-2025 establece diez días hábiles para aceptarla total o parcialmente. Confirme después que los permisos efectivos corresponden al encargo.
¿Puedo revisar o terminar los permisos?
Puede consultar las autorizaciones y gestionar su modificación o revocación. Al cambiar el alcance, compruebe la aceptación necesaria y el estado final; el tercero también puede renunciar a la autorización.
Recursos para continuar.
Guías para ampliar la explicación
- Cómo crear su usuario e ingresar a OVi
- Cómo recuperar el acceso a OVi
- Cómo autorizar a su contador en OVi
- Cómo consultar sus obligaciones y situación tributaria
- Cómo contratar un servicio contable y definir su alcance
- Cómo presentar y pagar una declaración en TRIBU-CR
- Cómo revisar y actualizar sus datos en Hacienda
Servicios relacionados
- Asesoría tributaria
Revisión y seguimiento de la información contable, financiera y del control interno.
Fuentes consultadas.
- Ministerio de Hacienda: directorio oficial de TRIBU-CR y acceso a OVi (abre en otra pestaña)
- SCIJ: MH-DGT-RES-0014-2025, autorización a terceros, aceptación y claves personales (abre en otra pestaña)
- Ministerio de Hacienda: preguntas y respuestas, acceso, perfiles y autorizaciones (abre en otra pestaña)
- Ministerio de Hacienda: guías rápidas de acceso y gestión de permisos OVi (abre en otra pestaña)